Jak prowadzić rekrutację z wartościami, a nie tylko z listą zadań

Dlaczego rekrutacja „z wartościami” zmienia jakość zespołu wolontariuszy

Od „kto zrobi zadanie” do „kto pasuje do naszego sposobu działania”

Jeśli prowadzisz rekrutację wolontariuszy, często pierwszy odruch brzmi: „Potrzebuję kogoś do social mediów”, „kogoś do telefonu”, „kogoś na wydarzenie”. Znasz to? Lista zadań powstaje szybko, bo wynika z braków w kalendarzu i bieżącej presji. Problem pojawia się później – kiedy osoba idealna „zadaniowo” kompletnie nie pasuje do stylu pracy zespołu, misji czy relacji z beneficjentami.

Rekrutacja oparta na wartościach zaczyna się od innego pytania: nie „kto to zrobi”, tylko „z kim chcę to robić i jakim kosztem”. Oznacza to, że najpierw definiujesz, jaki sposób działania jest dla ciebie nienegocjowalny, a dopiero potem wybierasz ludzi. W praktyce wolontariackiej różnica jest ogromna – to ona decyduje, czy po pół roku masz zespół, który cię wspiera, czy zespół, który trzeba stale „gasić”.

Pomyśl o konkretnym zadaniu: prowadzenie dyżuru w punkcie pomocowym. Jedna osoba zrobi to „idealnie” pod kątem efektywności, ale będzie szorstka wobec beneficjentów, skróci rozmowy do minimum i nie będzie miała cierpliwości do osób w kryzysie. Ktoś inny zrobi mniejszą liczbę „spraw” w ciągu godziny, za to stworzy atmosferę bezpieczeństwa. Który styl jest bliżej twojej misji? To jest właśnie pytanie o wartości, nie o listę zadań.

Skutki braku dopasowania wartości w zespole wolontariuszy

Przeanalizuj przez chwilę, skąd biorą się konflikty w twoim zespole. Z różnic w kompetencjach? Rzadko. Z różnic w stylu komunikacji, priorytetach, podejściu do granic? Zdecydowanie częściej. Za tym wszystkim stoją wartości, często nieuświadomione i nie nazwane wprost.

Brak dopasowania wartości prowadzi między innymi do:

• Przewlekłych konfliktów – jedna osoba stawia na maksymalną efektywność, inna na uważność i relacje; jedna uważa, że „jak ktoś się spóźnia, to nie szanuje zespołu”, inna traktuje spóźnienia jako normę życia; bez rozmowy o wartościach te różnice robią się osobiste.
• Wypalenia u koordynatora – ciągłe gaszenie pożarów, tłumaczenie oczywistości, mediacje. Nie dlatego, że ludzie są „źli”, tylko dlatego, że nie pasują do zasad, których nigdy jasno nie wypowiedziano.
• Wysokiej rotacji wolontariuszy – osoby, które trafiają do was, czują, że „to nie jest to”. Odbijają się od stylu pracy, poczucia humoru, sposobu reagowania na błędy. Odchodzą, często nie rozumiejąc, co dokładnie im przeszkadzało.

Jeśli doświadczasz sytuacji, że „ciągle rekrutujesz od nowa”, odpowiedz sobie szczerze: czy kiedykolwiek rekrutowałeś na podstawie wartości, czy tylko na podstawie zadań?

Wolontariat jako wybór z serca – rola motywacji i wartości

Wolontariat różni się od pracy etatowej jednym kluczowym elementem: ludzie nie przychodzą dla pieniędzy. Przychodzą dla sensu, relacji, wpływu. Czyli dokładnie tego, co dotyka warstwy wartości. Jeśli w rekrutacji nie dotykasz tej warstwy, rekrutujesz „w ciemno”.

Kiedy ktoś decyduje się na wolontariat, za jego decyzją stoją często takie motywacje jak:

• „Chcę robić coś dobrego z innymi ludźmi.”
• „Chcę odbudować wiarę, że świat może być lepszy.”
• „Chcę nauczyć się czegoś praktycznego, ale w kontekście, który ma sens.”
• „Chcę pomóc, bo sam kiedyś dostałem pomoc.”

Te motywacje są ściśle związane z profilami wartości wolontariusza: solidarnością, poczuciem sprawczości, potrzebą przynależności, czasem duchowością. Jeśli na rozmowie pytasz tylko o „dyspozycyjność w czwartki” i „umiejętność obsługi Excela”, zostawiasz cały ten obszar nietknięty. Potem dziwisz się, że ktoś znika, gdy „emocjonalnie nie wytrzymuje”, albo gdy jego wyobrażenie organizacji brutalnie zderza się z rzeczywistością.

Co zyskujesz, gdy rekrutacja oparta jest na wartościach

Kiedy dopasowanie wartości staje się filtrem podstawowym, lista korzyści jest bardzo konkretna. Nie chodzi o ładne hasła w prezentacji, tylko o codzienną pracę koordynatora i całego zespołu.

Najczęstsze efekty, które zgłaszają koordynatorzy po zmianie sposobu rekrutacji:

• Większa lojalność – wolontariusze zostają dłużej, bo czują się „u siebie”. Nawet gdy mają mniej czasu, szukają sposobów, żeby się zaangażować inaczej, zamiast po prostu zniknąć.
• Więcej samodzielności – gdy rozumieją misję i wartości, potrafią sami podejmować decyzje w zgodzie z waszym stylem działania, bez pytania o każdy szczegół.
• Mniejsza potrzeba kontroli – nie musisz nadzorować każdego ruchu, bo wiesz, że osoby w zespole podzielają podstawowe zasady (np. wrażliwość na godność beneficjentów, poufność, szacunek do granic).
• Lepsza atmosfera – mniej „toksyjnych gwiazd”, więcej współpracy, mniej drobnych spięć o rzeczy, które wynikają z niedopasowania charakterów i wartości.

Przykład: wolontariusz „super wykonawca”, który rozsadza zespół od środka

Wyobraź sobie: zgłasza się do ciebie osoba z imponującym doświadczeniem. Prowadziła duże projekty, świetnie ogarnia zadania, jest dyspozycyjna. Na poziomie „listy zadań” – marzenie. Po kilku tygodniach pojawiają się sygnały: inni wolontariusze nie chcą z nim pracować, atmosfera gęstnieje, kilka osób rozważa odejście.

Przyglądasz się bliżej. Okazuje się, że ten „super wykonawca”:

• mówi do innych z góry,
• kpi z bardziej empatycznych podejść do beneficjentów,
• publicznie komentuje potknięcia innych,
• preferuje szybkie wyniki kosztem jakości relacji.

Z perspektywy wartości, które są ważne dla ciebie (np. szacunek, partnerstwo, bezpieczeństwo emocjonalne beneficjentów), ta osoba działa destrukcyjnie. I tu kluczowe pytanie: czy lepiej mieć świetnie „zrobione zadania” i wypalony zespół, czy nieco wolniejsze tempo i ludzi, z którymi możesz pracować latami? To nie jest abstrakcyjny dylemat, tylko codzienna decyzja rekrutacyjna.

Jak uporządkować własne wartości zanim zaprosisz kogokolwiek do zespołu

Co chcesz w tym zespole chronić i rozwijać?

Zanim zaczniesz „rekrutować z wartościami”, najpierw nazwij swoje własne. Bez tego łatwo wpaść w pułapkę haseł z plakatów („szacunek”, „odpowiedzialność”, „transparentność”), za którymi nic konkretnego nie stoi.

Zadaj sobie kilka niekomfortowych, ale potrzebnych pytań:

• Co najbardziej cię wkurza w pracy zespołowej? Co wtedy tak naprawdę jest naruszane (jakie twoje wartości)?
• Jakich sytuacji absolutnie nie chcesz w tym zespole? Co musiałoby się wydarzyć, żebyś pomyślał: „to nie jest już moja organizacja”?
• W jakich momentach czujesz największą dumę z zespołu i z siebie jako koordynatora? Co wtedy jest obecne w waszym działaniu?

Twoje odpowiedzi tworzą szkic wartości, które chcesz chronić i rozwijać. Dopiero na tym szkicu można budować rekrutację opartą na wartościach.

Misja organizacji, wartości organizacji i twoje osobiste zasady

Częsty kłopot polega na tym, że „wartości” traktowane są jako jedno słowo. Tymczasem masz co najmniej trzy poziomy, które mogą się pokrywać, ale nie muszą:

• Misja organizacji – po co w ogóle istniejecie (np. „wspieramy osoby w kryzysie bezdomności”, „edukujemy młodzież w tematach klimatu”).
• Wartości organizacji – oficjalnie deklarowane zasady działania (np. partnerstwo, solidarność, równość, sprawiedliwość).
• Twoje osobiste wartości jako koordynatora – to, co jest dla ciebie ważniejsze niż „regulaminy” (np. bezpośredniość, poczucie humoru, wysoka jakość pracy, usprawnienia).

Jeśli te trzy poziomy są ze sobą skrajnie niespójne, zawsze będzie tarcie. Przykład: organizacja deklaruje „partycypację i współdecydowanie”, a ty jako koordynator lubisz mieć wszystko pod pełną kontrolą. Jak będą czuć się wolontariusze, którzy przyszli po sprawczość, a trafili w środowisko mikrozarządzania?

Zanim pójdziesz dalej, odpowiedz szczerze: gdzie twoje osobiste wartości są spójne z wartościami i misją organizacji, a gdzie powstaje napięcie? Tam, gdzie jest napięcie, potrzebna będzie większa uważność w komunikacji z zespołem.

Mini-ściągawka wartości: wybierz 3–5 kluczowych

Przy pracy z zespołami często pomaga proste ćwiczenie. Zamiast szukać „w głowie”, pracuj na gotowej ściągawce, ale świadomie zawężaj wybór. Przyjrzyj się poniższej liście i zaznacz 3–5 wartości, które są dla ciebie absolutnie fundamentalne w pracy z wolontariuszami:

• transparentność
• szacunek
• solidarność
• sprawiedliwość
• skuteczność
• empatia
• poczucie humoru
• elastyczność
• punktualność
• autonomia
• bezpieczeństwo
• dokładność
• prostota
• innowacyjność
• cierpliwość
• odwaga
• lojalność
• uczciwość

Jakie trzy słowa wybierasz? Co jest na pierwszym miejscu, a co na ostatnim? Co zrobisz, jeśli w zespole spotkają się osoby, dla których kolejne wartości z tej listy są numerem jeden? To pierwsza wskazówka, jakie rozmowy o wartościach trzeba będzie poprowadzić już na starcie.

Od haseł do zachowań: co znaczy „szacunek” i „odpowiedzialność” na co dzień

Same słowa „szacunek” czy „odpowiedzialność” są wygodne, ale mało użyteczne, jeśli nie przekładasz ich na codzienność. Dla jednego „szacunek” to brak przekleństw. Dla innego – punktualne przychodzenie. Dla jeszcze innego – nieocenianie beneficjentów. Kiedy tego nie nazwiesz, każdy gra w swoją grę, myśląc, że tak samo rozumiecie wartości.

Spróbuj wprost zamienić kluczowe hasła na konkrety. Przykład dla słowa „szacunek”:

• jak traktujemy spóźnienia (czy 10 minut to ok, a 30 już nie? co robimy, jeśli ktoś się notorycznie spóźnia?),
• jak dajemy feedback (czy krytykujemy publicznie, czy rozmawiamy na osobności?),
• jak dzielimy zadania (czy „łatwe” zawsze biorą te same osoby?),
• jak mówimy o beneficjentach, gdy nie ma ich przy nas (czy żartujemy z nich, czy nie?).

To samo możesz zrobić z „odpowiedzialnością” (np. co znaczy „odwołać dyżur z wyprzedzeniem”) czy „transparentnością” (co realnie pokazujesz wolontariuszom z kulis decyzji?). Im więcej konkretów, tym mniej domysłów – i tym łatwiej rekrutować osoby, które są w stanie te konkrety przyjąć.

Jak włączyć zespół w doprecyzowanie wartości

Jeśli masz już jakąś grupę wolontariuszy lub współpracowników, sensownie jest nie wymyślać wszystkiego samemu. Inaczej powstanie „twoja lista zasad”, która niekoniecznie stanie się czyjąś własnością oprócz ciebie.

Masz kilka prostych opcji:

• Krótki warsztat wartości – 60–90 minut na spotkaniu zespołu. Każdy wybiera 3–5 wartości z listy (jak ta powyżej), potem w małych grupach uczestnicy opisują, jak dana wartość wygląda „w akcji” w waszej organizacji. Na końcu wspólnie wybieracie 4–6 kluczowych zachowań, które stają się waszym minimum.
• Anonimowa ankieta – prosty formularz online z pytaniami: „Co jest dla ciebie najważniejsze w naszym sposobie pracy?”, „Jakie zachowania w naszym zespole są nie do przyjęcia?”, „Kiedy najbardziej czujesz, że nasza organizacja jest „twoim” miejscem?”. Odpowiedzi zbierasz i syntezujesz.
• Rozmowy 1:1 – przy mniejszych zespołach możesz po prostu usiąść z każdą osobą i zadać kilka ustalonych pytań o wartości i oczekiwania. Dzięki temu od razu budujesz zaufanie i lepiej rozumiesz, kogo już masz w zespole.

Zanim przejdziesz do pisania ogłoszeń, zapytaj siebie: czy potrafiłbyś na jednej kartce opisać, jakimi wartościami faktycznie żyje wasz zespół, nie tylko jakimi chce żyć? To będzie baza do dalszych kroków.

Profil wolontariusza: kogo naprawdę szukasz (i kogo zdecydowanie nie)

Jakie zadania, jaki styl działania – i jakie wartości za tym stoją

Konkretyzowanie profilu: od zadań do postaw

Zanim wrzucisz ogłoszenie, zatrzymaj się na chwilę i zadaj sobie pytanie: co ta osoba będzie faktycznie robić i w jaki sposób ma to robić? Nie chodzi tylko o listę obowiązków, ale o styl działania, który jest w twoim zespole pożądany.

Możesz podejść do tego w trzech krokach. Weź jedno konkretne stanowisko wolontariackie i przejdź przez nie „warstwa po warstwie”:

1. Lista zadań – np. „kontakt telefoniczny z beneficjentami”, „prowadzenie warsztatów”, „logistyka wydarzeń”.
2. Styl działania – np. czy kontakt ma być bardziej zadaniowy, czy wspierający; czy warsztaty mają mieć dużo improwizacji, czy raczej trzymać się scenariusza; czy w logistyce liczy się szybkość, czy raczej dokładność.
3. Wartości w tle – z czego wynika ten styl? Np. priorytetem jest bezpieczeństwo emocjonalne, partnerskie podejście, dbałość o zasoby zespołu, minimalizowanie chaosu.

Zadaj sobie: bez jakich zachowań ta rola po prostu nie ma sensu? Co byłoby dla ciebie „czerwoną flagą”, nawet gdyby wszystkie zadania były na papierze wykonane?

Profil minimum i profil „idealny”: dwie różne rzeczy

Częsty błąd to pisanie profilu wolontariusza pod „osobę idealną”: mega zaangażowaną, zawsze dyspozycyjną, odporną psychicznie, superkomunikatywną i jeszcze z poczuciem humoru. Tyle że takich osób prawie nie ma – albo nie mają one czasu być wolontariuszami.

Uprość to w głowie. Rozdziel dwie listy:

• Profil minimum – bez tego nie ma sensu zaczynać współpracy.
• Profil „miło mieć” – cechy, które pomogą, ale nie są warunkiem startu.

Zrób krótkie ćwiczenie na kartce lub w dokumencie. Dla jednej, konkretnej roli odpowiedz:

• Minimum wartościowe – np. „nie wyśmiewa beneficjentów ani innych wolontariuszy”, „potrafi przyznać się do błędu”, „szanuje ustalone granice kontaktu z beneficjentami”.
• Minimum zadaniowe – np. „jest w stanie przychodzić przynajmniej raz w tygodniu”, „ma podstawową obsługę komputera”, „jest gotów odbyć szkolenie wprowadzające”.
• Miło mieć (wartości/styl) – np. „lubi żartować”, „swobodnie mówi publicznie”, „ma doświadczenie z podobną grupą”.

Przy każdej rekrutacji zapytaj: czy ta osoba spełnia minimum wartościowe? Jeśli nie – nawet nie wchodź w kompromisy na poziomie zadań. Umiejętności łatwiej dowieźć niż charakter i postawy.

Opis osoby, a nie tylko zadań: język ogłoszenia

Ogłoszenie to pierwszy filtr. Albo przyciągnie osoby podobnie myślące, albo tych, którzy szukają „czegokolwiek, byle było wolontariatem”. Jakim językiem dziś piszesz? Bardziej o zadaniach, czy bardziej o tym, „jak u was się rzeczy robi”?

Sprawdź, czy w twoim opisie roli pojawiają się takie elementy:

• 2–3 zdania o stylu pracy – np. „pracujemy spokojnie, bez presji na wynik za wszelką cenę” albo „działamy szybko, dużo dzieje się na ostatnią chwilę – ważne jest, by lubić takie środowisko”.
• 2–3 kluczowe wartości wprost nazwane – np. „szukamy osób, dla których ważny jest szacunek do granic beneficjentów i poufność rozmów”.
• Krótki opis „co tu jest nie dla ciebie” – np. „to nie będzie rola dla ciebie, jeśli lubisz sam podejmować decyzje bez konsultowania ich z zespołem” albo „jeśli nie lubisz pracować z emocjami innych ludzi, lepiej poszukaj u nas roli bardziej logistycznej”.

Zadaj sobie: gdyby ktoś przeczytał twoje ogłoszenie i przyszedł dokładnie taki, jakiego opisujesz, czy byłbyś naprawdę zadowolony? Jeśli odpowiedź brzmi „nie bardzo”, ogłoszenie jest zbyt ogólne albo zbyt „marketingowe”.

Przykład przeformułowania ogłoszenia „z zadań na wartości”

Spójrzmy na prosty przykład. Załóżmy, że szukasz wolontariusza do punktu wydawania paczek.

Wersja tylko zadaniowa:

• wydawanie paczek osobom potrzebującym,
• przyjmowanie dostaw,
• porządkowanie magazynu,
• praca raz w tygodniu, 3 godziny.

Wersja zadania + wartości:

• wydawanie paczek osobom potrzebującym w sposób spokojny i z szacunkiem (u nas nie komentujemy wyborów beneficjentów ani ich sytuacji życiowej),
• przyjmowanie dostaw i porządkowanie magazynu – ważna jest dokładność i dbanie o to, by inni wolontariusze łatwo mogli znaleźć rzeczy,
• współpraca z 2–3 innymi wolontariuszami na dyżurze – zależy nam na życzliwej, partnerskiej atmosferze,
• praca raz w tygodniu, 3 godziny – w razie nieobecności oczekujemy, że minimum dzień wcześniej uprzedzisz koordynatora, by ktoś mógł cię zastąpić.

Widoczna różnica? Druga wersja od razu filtruje osoby, które np. lubią „komentować życie innych” albo nie lubią dbać o porządek, bo dla nich „byle było zrobione”.

Pytania rekrutacyjne, które badają wartości, a nie tylko doświadczenie

Przechodzimy do rozmowy. Co już pytasz kandydatów? O doświadczenie, „motywację do wolontariatu” i „dyspozycyjność”? To za mało, jeśli chcesz rekrutować z wartościami. Potrzebujesz pytań, które odsłonią sposób myślenia, reakcje w trudnych sytuacjach i stosunek do innych ludzi.

Możesz korzystać z kilku prostych typów pytań:

• Pytania o konkretne sytuacje z przeszłości – „Opowiedz o sytuacji, w której…”.
• Pytania hipotetyczne – „Co byś zrobił, gdyby…”.
• Pytania o granice i trudności – „Czego zdecydowanie nie chcesz robić?” / „Co jest dla ciebie nie do przyjęcia?”.

Przykłady pytań pod konkretne wartości:

• Szacunek: „Opowiedz o sytuacji, kiedy ktoś w zespole był traktowany niesprawiedliwie. Co wtedy zrobiłeś/zrobiłaś?”
• Odpowiedzialność: „Miałeś kiedyś zobowiązanie, którego nie dotrzymałeś? Jak to załatwiłeś z drugą stroną?”
• Bezpieczeństwo beneficjentów: „Wyobraź sobie, że beneficjent podczas dyżuru zaczyna mówić ci bardzo osobiste rzeczy. Co robisz, jak reagujesz, jakie masz granice?”
• Współpraca: „Jak reagujesz, gdy ktoś w zespole pracuje wolniej albo popełnia więcej błędów, przez co twoja praca staje się trudniejsza?”

Po każdej odpowiedzi dopytuj: „Co było dla ciebie wtedy najważniejsze?”, „Dlaczego zdecydowałeś się właśnie tak?”. To tam najczęściej wychodzą wartości, nie w ogólnych deklaracjach „dla mnie ważny jest szacunek”.

Na co zwracać uwagę podczas rozmowy: nie tylko na słowa

Sama treść odpowiedzi to jedno. Druga rzecz to sposób, w jaki kandydat mówi o innych ludziach, o trudnościach, o sobie. Jeśli chcesz rekrutować z wartościami, obserwuj uważnie drobne sygnały.

Przykłady, na co patrzeć:

• Sposób mówienia o poprzednich miejscach i ludziach – czy wszyscy „inni” są winni, a kandydat zawsze jest ofiarą? Czy pojawia się choć odrobina refleksji nad własnym udziałem?
• Reakcja na niekomfortowe pytania – czy kandydat potrafi powiedzieć „nie wiem”, „musiałbym się zastanowić”, czy od razu broni się, żartuje lub zmienia temat?
• Stosunek do granic – jak reaguje, gdy mówisz o zasadach typu „nie kontaktujemy się z beneficjentami prywatnie w mediach społecznościowych”? Czy to szanuje, czy od razu próbuje negocjować w stylu „ale jak ktoś jest sympatyczny, to czemu nie?”

Zadaj sobie po rozmowie kilka prostych pytań: czy wyobrażasz sobie tego człowieka na waszym zebraniu, w sytuacji konfliktu, w momencie kryzysu u beneficjenta? Jeśli ciało mówi „nie” (napinasz się, coś ci nie gra), przyjrzyj się temu, zanim wejdziesz w współpracę.

Rola informacji zwrotnej na etapie rekrutacji

Rekrutacja z wartościami to też sposób, w jaki komunikujesz „tak” i „nie”. Nawet odmowa może być prowadzona w duchu wartości – szacunku, szczerości, transparentności. Co teraz piszesz osobom, którym dziękujesz? Automatyczne „dziękujemy za zainteresowanie, tym razem wybraliśmy inne osoby”?

Możesz zrobić krok dalej. Przykładowo:

• krótko odnieść się do konkretu – „szukamy tu osób, które dobrze czują się w częstym kontakcie z emocjami innych ludzi, a z naszej rozmowy mam wrażenie, że to może być dla ciebie obciążające”,
• jeśli to możliwe – zaproponować inną rolę w organizacji, jeśli wartości się zgadzają, ale rola nie,
• jasno powiedzieć, co było decydujące – „podczas tej rekrutacji priorytetowo potraktowaliśmy osoby z doświadczeniem w pracy z dziećmi, bo obecny zespół go potrzebuje”.

Zadaj sobie: czy sposób, w jaki odmawiasz, jest spójny z tym, co mówisz o szacunku i transparentności? Kandydat, który poczuje się uczciwie potraktowany, częściej wróci lub poleci was innym – nawet jeśli usłyszał „nie”.

Decyzja „na próbę”: okres startowy jako test dopasowania wartości

Nawet najlepsza rozmowa nie pokaże wszystkiego. Dlatego przy wolontariacie dobrze działa jasno nazwany okres startowy – kilka pierwszych tygodni, w których obie strony patrzą, czy do siebie pasują.

Jak to poukładać, żeby nie było to tylko „nie mówimy o tym, ale jak się nie sprawdzisz, to ci podziękujemy”?

• Od początku komunikuj, że to czas wzajemnego sprawdzania – „pierwszy miesiąc traktujemy jako okres próby, w którym razem sprawdzimy, czy ta rola ci odpowiada i czy nasze wartości są dla ciebie ok”.
• Ustal kryteria, które obserwujesz – nie tylko „czy przychodzi”, ale np. „jak reaguje na zasady”, „jak mówi o beneficjentach”, „czy przyznaje się do błędów”.
• Zapewnij krótkie spotkanie podsumowujące – po kilku pierwszych dyżurach usiądź z wolontariuszem: „Co ci pasuje, co nie? Co jest dla ciebie trudne? Co ja widzę z mojej strony?”.

Przed startem zapytaj siebie: czy mam gotowość, by zrezygnować ze współpracy, jeśli w tym okresie wyjdzie silne niedopasowanie wartości? Jeśli nie, okres próby stanie się pustym hasłem.

Jak reagować, gdy „zadaniowo” ktoś się sprawdza, ale wartościowo już nie

To jeden z najtrudniejszych momentów dla koordynatora. Wolontariusz robi świetną robotę, bierze dodatkowe dyżury, ogarnia rzeczy, których inni nie chcą. A jednocześnie coraz częściej pojawiają się sygnały: ktoś poczuł się przez niego zlekceważony, beneficjent wyszedł zapłakany, w zespole rośnie napięcie.

Co już próbowałeś w takich sytuacjach? Przemilczenie, bo „przecież tyle robi”? Jednorazową rozmowę? Przeniesienie osoby na inne zadanie?

Możesz przyjąć prosty schemat działania:

1. Nazwij problem konkretnie – nie „masz zły stosunek do ludzi”, tylko „w rozmowie z X powiedziałeś Y, on odebrał to tak i tak, dla nas to nie jest ok, bo podcina poczucie bezpieczeństwa”.
2. Odnieś się do wspólnych wartości – „umawialiśmy się, że mówimy do siebie bez wyśmiewania, zwłaszcza przy innych osobach”.
3. Zapytaj o perspektywę tej osoby – „jak ty to widzisz?”, „na czym ci zależało w tamtej sytuacji?”.
4. Ustal jasny krok dalej – co ta osoba może zmienić, czego ty od niej oczekujesz, do kiedy się umawiacie na sprawdzenie.

Przygotuj się też mentalnie na scenariusz, w którym mówisz „stop”, mimo że zadania były wykonywane. W przeciwnym razie wysyłasz do reszty zespołu komunikat: „wartości są ważne, ale jak robisz dużo, to możesz je naginać”. I to ten komunikat będzie naprawdę obowiązujący.

Dopasowanie wartości a różnorodność: gdzie jest granica „podobieństwa”

Łatwo wpaść w pułapkę: „szukamy tylko osób podobnych do nas, bo wtedy jest miło i bezkonfliktowo”. Tylko że organizacja społeczna potrzebuje też różnorodności – innych pomysłów, perspektyw, energii. Gdzie więc postawić granicę?

Zadaj sobie dwa pytania:

• Co musi być wspólne „w rdzeniu”? – np. podejście do godności beneficjentów, do przemocy słownej, do poufności.

Jak komunikować wartości w ogłoszeniach i pierwszym kontakcie

Wróćmy na chwilę do samego początku: gdzie kandydat w ogóle dowiaduje się, jakie masz wartości? Jeśli ogłoszenie mówi tylko o zadaniach („pomoc przy wydarzeniach, wprowadzanie danych, wsparcie biura”), to trudno oczekiwać, że przyjdą osoby, które świadomie wybierają wasz sposób działania.

Zapisz sobie pytanie: co ma poczuć kandydat, czytając ogłoszenie? Że szukacie „rąk do pracy” czy współtwórców czegoś sensownego?

W ogłoszeniu możesz wprost pokazać, jakie zachowania są u was standardem. Krótkie, konkretne fragmenty mówią więcej niż długie opisy misji.

• Mini-kodeks zachowań – 3–4 zdania w stylu: „Dbamy o język, który nie stawia nikogo wyżej ani niżej”, „Nie komentujemy w żartach wyglądu, pochodzenia ani sytuacji życiowej beneficjentów”.
• Przykład z życia – jedno zdanie: „Gdy wolontariusz widzi, że kolega jest przeciążony, oferuje pomoc lub zgłasza to koordynatorowi – nie udajemy, że nic się nie dzieje”.
• Jasne „nie” – np. „Nie współpracujemy z osobami, które lekceważą granice beneficjentów lub innych wolontariuszy – nawet jeśli świetnie radzą sobie z zadaniami”.

Zadaj sobie: czy ktoś, kto kompletnie nie pasuje do waszych wartości, po przeczytaniu ogłoszenia nadal będzie chciał aplikować? Jeśli tak, komunikat jest zbyt rozmyty.

Podobnie w pierwszym mailu czy telefonie: zamiast tylko „zapraszam na rozmowę”, możesz dodać jedno zdanie o tym, jak pracujecie. Np. „Podczas rozmowy oprócz doświadczenia porozmawiamy o tym, jak rozumiesz szacunek i bezpieczeństwo osób, które wspieramy”. To ustawia ton od początku.

Prosty „profil wartości” roli – jak go przygotować przed rekrutacją

Zanim wrzucisz ogłoszenie, zrób krótkie ćwiczenie. Zadaj sobie pytanie: jakie 3–5 wartości są kluczowe akurat w tej roli? Nie „w organizacji w ogóle”, tylko przy tym konkretnym zadaniu.

Możesz to rozpisać w prostym schemacie:

• Wartość – np. poufność.
• Jak przejawia się w praktyce – „nie rozmawia o historiach beneficjentów poza zespołem”, „nie zostawia dokumentów na wierzchu”.
• Jakie zachowanie jest nie do przyjęcia – „wysyłanie screenów wiadomości beneficjentów znajomym”, „opowiadanie szczegółów historii na prywatnych spotkaniach”.

Zastanów się przy każdej roli: czy bardziej potrzebujesz odwagi, czy ostrożności? Czy w tym miejscu przydaje się „ciągnięcie za sobą innych”, czy raczej cierpliwe słuchanie? To doprecyzowanie pomoże ci później w pytaniach rekrutacyjnych i w decyzji „tak / nie teraz”.

Dobrze jest, jeśli ten mini-profil znają też inni członkowie zespołu biorący udział w rekrutacji. Wtedy każdy patrzy na te same punkty, a nie na własne, nieuświadomione kryteria typu „lubię osoby podobne do mnie”.

Włączanie zespołu w rekrutację wartościową

Jeśli rekrutujesz samodzielnie, łatwo przeoczyć sygnały, które zobaczyłby ktoś inny. Zadaj sobie pytanie: kto z zespołu może pomóc mi ocenić dopasowanie wartości?

Masz kilka opcji, nie wszystkie wymagają dużego czasu:

• Krótka rozmowa grupowa – kandydat po indywidualnej rozmowie dołącza na 15–20 minut do dwójki wolontariuszy. Obserwujesz, jak reaguje na innych, jak zadaje pytania, czy słucha.
• Mikro-zadanie zespołowe – np. wspólne zaplanowanie prostego działania (dyżuru, mini-wydarzenia). Tu wychodzi, kto dominuje, kto słucha, kto szuka porozumienia.
• Feedback od zespołu – po spotkaniu zapytaj: „Co zauważyłeś w sposobie mówienia o beneficjentach?”, „Czy wyobrażasz sobie tę osobę na wspólnym dyżurze?”.

Jasno jednak podkreśl w zespole: nie oceniamy „sympatii”, tylko zachowania i spójność z wartościami. Jeśli ktoś mówi „nie kliknęło mi”, dopytaj: „co konkretnie usłyszałeś/zauważyłaś?”, „które zdanie, jaka reakcja?”.

Proste narzędzia do mierzenia dopasowania wartości

Nie potrzebujesz skomplikowanych testów. Wystarczą 2–3 narzędzia, które będziesz powtarzać przy każdej rekrutacji. Co już stosujesz? Checklistę zadań? Dołóż checklistę wartości.

Przykładowo, po rozmowie możesz wypełnić krótką tabelę:

• Szacunek w języku – 1–5 (od „wiele niepokojących sygnałów” do „konsekwentny, uważny sposób mówienia”).
• Otwartość na feedback – 1–5 (od „od razu się broni, zrzuca winę” do „dopytuje, co może poprawić”).
• Świadomość granic – 1–5 (od „bagatelizuje zasady” do „sam/a mówi o ważności granic”).

Skala nie jest po to, by „zliczać punkty”, tylko żebyś złapał konkret. Łatwiej powiedzieć: „miałem 2 przy otwartości na feedback i 5 przy zaangażowaniu, co z tym chcę zrobić?” niż „coś mi nie pasuje, ale nie wiem co”.

Możesz też poprosić kandydata o krótką autodiagnozę wartości po rozmowie, np. w formularzu: „Które z naszych zasad są ci najbliższe? Z którymi masz wątpliwości?”. Odpowiedzi często pokazują, gdzie w przyszłości mogą pojawić się trudności.

Jak rozmawiać o wynagrodzeniu, czasie i granicach w duchu wartości

Przy wolontariacie wątek pieniędzy zwykle jest prosty („to jest wolontariat”), ale już czas, koszty dojazdu, nadgodziny często są rozmyte. Zadaj sobie pytanie: czy twoje oczekiwania są jasno nazwane, czy liczą na „domyślność” wolontariusza?

Jeśli mówisz o szacunku i transparentności, pokaż to właśnie tu:

• powiedz wprost, ile realnie godzin tygodniowo/ miesięcznie chcesz, by osoba poświęcała,
• powiedz, co robicie, gdy ktoś ma dłuższy spadek dyspozycyjności – czy jest przerwa, zmiana roli, wspólne szukanie rozwiązań,
• zaznacz, że nie oczekujesz „poświęcania się ponad siły”, bo to stoi w sprzeczności z waszym podejściem np. do dbania o siebie.

Dobrym zdaniem otwierającym jest: „Nie chcemy, żeby wolontariat wypalał – ważne jest, żebyś mówił, kiedy coś przestaje być dla ciebie ok. Jak ty poznajesz u siebie, że zaczynasz mieć za dużo na głowie?”. To od razu buduje obraz, że otwarta rozmowa o granicach nie jest „problemem”, tylko normą.

Co zrobić, gdy wartości „ewoluują” po stronie wolontariusza

Zdarza się, że ktoś zaczyna w organizacji z jednym nastawieniem, a po roku, dwóch jego spojrzenie się zmienia. Może przyjść z bardzo dyrektywnym podejściem („wiem lepiej, co jest dobre dla beneficjenta”), a z czasem uczy się partnerstwa. Może też być odwrotnie – zaczyna z dużą uważnością, a potem wchodzi rutyna i zniecierpliwienie.

Jak to rozpoznajesz? Czy masz regularne, choćby krótkie rozmowy 1:1, czy reagujesz dopiero, gdy „coś wybucha”?

Warto wprowadzić okresowe rozmowy o wartościach, nie tylko o zadaniach. Raz na kilka miesięcy możesz zapytać:

• „Co cię dzisiaj motywuje do bycia tutaj?”
• „Co jest dla ciebie najtrudniejsze w kontakcie z beneficjentami / zespołem?”
• „Czy są zasady, z którymi coraz trudniej ci się zgadzać?”

Jeśli słyszysz, że czyjeś podejście się zmienia, masz kilka ścieżek:

• wspólne szukanie rozwoju – np. warsztaty z komunikacji, superwizja, mentoring od bardziej doświadczonego wolontariusza,
• zmiana roli – ktoś, kto traci cierpliwość w bezpośrednim kontakcie z beneficjentem, może świetnie odnaleźć się w zadaniach „back office”,
• uczciwe zakończenie współpracy – gdy różnica w wartościach jest już tak duża, że kompromis oznaczałby rezygnację z tego, co dla was kluczowe.

Zapytaj siebie: czy masz odwagę powiedzieć „chyba doszliśmy razem do końca tej drogi” zanim wydarzy się coś naprawdę trudnego? To też jest działanie w duchu wartości, a nie przeciwko nim.

Jak tworzyć kulturę, w której wartości są wspólną odpowiedzialnością

Rekrutacja to tylko pierwszy filtr. Jeśli na co dzień tolerujesz zachowania sprzeczne z deklarowanymi wartościami, nowi ludzie bardzo szybko się „dopasują” do realnych norm. Co dziś w twojej organizacji jest bardziej widoczne: plakaty o szacunku czy żarty na korytarzu?

Możesz zrobić kilka prostych kroków, które przeniosą odpowiedzialność z „koordynator wie i pilnuje” na cały zespół.

• Ustalcie sygnał stop – krótkie słowo lub gest, który każdy może wykorzystać, gdy widzi zachowanie niezgodne z wartościami („stop język”, „pauza”). Ustalcie, co się wtedy dzieje dalej – np. krótka przerwa, rozmowa po spotkaniu.
• Rytuał wartości na zebraniach – raz na miesiąc wybierzcie jedną wartość i zapytaj: „Gdzie ostatnio ją widzieliście w działaniu?”, „W jakiej sytuacji było nam trudno ją utrzymać?”. Krótkie 5–10 minut, ale konsekwentnie.
• Bezpieczna ścieżka sygnalizowania problemów – czy każdy wie, do kogo może przyjść, jeśli doświadcza braku szacunku lub widzi łamanie zasad? Czy ta ścieżka realnie działa, czy jest tylko „na papierze”?

Zadaj zespołowi pytanie: co nam dziś najbardziej przeszkadza żyć w zgodzie z naszymi wartościami? Brak czasu? Przeciążenie? Niewyjaśnione konflikty? To często pokazuje, gdzie trzeba najpierw zadbać o warunki, zanim zacznie się „wymagać postaw”.

Przygotowanie koordynatorów do prowadzenia rekrutacji z wartościami

Koordynatorzy i osoby prowadzące rozmowy są „nośnikiem” organizacyjnych wartości. Nawet najlepsze procedury nie zadziałają, jeśli prowadzący rozmowę sam ma trudność z dawaniem feedbacku czy stawianiem granic. Jak jest u ciebie? Czujesz się pewnie w takich rozmowach czy raczej je odkładasz?

Możesz podejść do tego etapami:

• Mini-szkolenie wewnętrzne – 2–3 godziny, podczas których razem doprecyzujecie wartości, przećwiczycie pytania rekrutacyjne, zagracie krótkie scenki (np. „kandydat bagatelizuje zasady poufności”).
• Współprowadzenie rozmów – nowy koordynator przez pierwsze rekrutacje jest „w cieniu” bardziej doświadczonej osoby, a potem zamieniacie się rolami.
• Superwizja / konsultacje – raz na jakiś czas przeanalizujcie kilka trudnych przypadków: kogo przyjęliście, choć mieliście wątpliwości, co z tego wyszło, czego się nauczyliście.

Dobre pytanie na koniec takiego procesu: z czym nadal czuję się niepewnie w rozmowie rekrutacyjnej? To mogą być właśnie momenty, w których najłatwiej odpuszczasz wartości „bo głupio mi dopytać”, „bo nie chcę być zbyt surowy”. Zauważenie tego to pierwszy krok, żeby zacząć to zmieniać.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Na czym polega rekrutacja wolontariuszy oparta na wartościach?

Rekrutacja oparta na wartościach zaczyna się od pytania „z kim chcę to robić i jakim kosztem?”, a nie tylko „kto zrobi zadanie”. Najpierw określasz, jaki styl działania jest dla ciebie nienegocjowalny (np. szacunek do beneficjentów, cierpliwość, poufność), a dopiero potem szukasz osób, które się w to wpisują.

W praktyce oznacza to, że podczas rozmów mniej skupiasz się na samej liście zadań, a bardziej na tym, jak ktoś podchodzi do ludzi, do granic, do konfliktów czy do błędów. Zastanów się: wolisz szybszą realizację zadań czy bezpieczną atmosferę dla zespołu i beneficjentów?

Jakie pytania zadawać na rozmowie, żeby sprawdzić wartości wolontariusza?

Zamiast pytać jedynie o dyspozycyjność i kompetencje, wprowadź pytania sytuacyjne i o motywację. Zacznij od: „Dlaczego chcesz zostać wolontariuszem właśnie u nas?” albo „Co jest dla ciebie najważniejsze w pracy z ludźmi w kryzysie?”. Zobaczysz, czy za decyzją stoją np. chęć pomagania, potrzeba przynależności czy tylko ciekawość.

Pomagają też krótkie scenki: „Wyobraź sobie, że beneficjent przychodzi spóźniony i zdenerwowany. Co robisz?”, „Na dyżur przychodzi inny wolontariusz 20 minut po czasie – jak reagujesz?”. Odpowiedzi pokażą, jak kandydat rozumie szacunek, odpowiedzialność, granice. Jakie scenariusze są w twoim zespole najczęstsze?

Skąd mam wiedzieć, jakie wartości są kluczowe w moim zespole wolontariuszy?

Dobry punkt startowy to twoje emocje. Zadaj sobie trzy pytania: co cię w pracy zespołowej najbardziej wkurza, z czego jesteś najbardziej dumny i jakich sytuacji absolutnie nie chcesz w swoim zespole. Za każdą z tych odpowiedzi stoi konkretna wartość – np. szacunek, odpowiedzialność, partnerstwo, bezpieczeństwo emocjonalne.

Możesz też spisać 5–7 sytuacji z ostatniego roku: dwie, które były bardzo trudne, i trzy, które były bardzo satysfakcjonujące. Co było w nich wspólne? Co było naruszone, a co szczególnie obecne? To prosty sposób, żeby nazwać wartości zanim zaczniesz o nich mówić kandydatom.

Jak rozpoznać, że w zespole wolontariuszy brakuje dopasowania wartości?

Najczęstsze sygnały to przewlekłe konflikty „o drobiazgi”, ciągłe mediacje koordynatora oraz poczucie, że „ciągle rekrutujesz od nowa”, bo wolontariusze szybko odchodzą. Formalnie wszystko może wyglądać dobrze (zadania zrobione), ale atmosfera jest napięta, a ludzie unikają pracy z niektórymi osobami.

Zadaj sobie pytanie: z czego biorą się wasze spory – z braku kompetencji czy z różnic w podejściu do punktualności, granic, sposobu mówienia do beneficjentów? Jeśli konflikt dotyczy raczej stylu i priorytetów, a nie umiejętności, to zwykle problem leży właśnie w rozjechanych wartościach.

Czy warto rezygnować z „super wykonawcy”, który nie pasuje wartościami?

Jeśli „super wykonawca” rozsadza zespół od środka, szacunek, bezpieczeństwo czy partnerstwo są naruszane, a inni wolontariusze zaczynają odchodzić lub milknąć – długofalowo tracisz więcej, niż zyskujesz. Pytanie pomocnicze: co będzie za rok, jeśli ta osoba zostanie – ilu ludzi wokół niej nadal będzie chciało działać?

Wolontariat opiera się na relacjach i sensie, nie na „odhaczonych zadaniach”. Czasem lepszą decyzją jest wolniejsze tempo pracy, ale z ludźmi, z którymi możesz współpracować latami, niż szybkie wyniki i wypalony, przestraszony zespół. Sprawdź, czy masz odwagę postawić wartości ponad krótkoterminową efektywność.

Jak połączyć oficjalne wartości organizacji z moimi osobistymi zasadami jako koordynatora?

Masz co najmniej trzy poziomy: misję organizacji, oficjalne wartości (np. partnerstwo, równość, solidarność) oraz swoje osobiste zasady (np. bezpośredniość, poczucie humoru, wysoka jakość pracy). Sprawdź, gdzie one się spotykają, a gdzie się rozchodzą. Które różnice są do zaakceptowania, a które tworzą realne tarcie?

Na rozmowie z kandydatem mów wprost zarówno o wartościach organizacji, jak i o swoim stylu pracy: „Dla organizacji kluczowe jest partnerstwo z beneficjentami, a dla mnie osobiście bardzo ważna jest punktualność i otwarta komunikacja. Jak ty się z tym czujesz?”. Dzięki temu ktoś nie wchodzi w środowisko „w ciemno”.

Jak sprawdzić motywację kandydata do wolontariatu, a nie tylko jego dostępność?

Zapytaj: „Co ma się dla ciebie zmienić dzięki temu, że dołączysz do naszego wolontariatu?”, „Co było momentem, w którym pomyślałeś: chcę się zaangażować?”, „Jakie sytuacje w pracy z ludźmi są dla ciebie szczególnie trudne?”. Odpowiedzi pokażą, czy stoi za tym chęć sensu, relacji, rozwoju, czy np. wyłącznie „ładnie to wygląda w CV”.

Możesz dopytać też o granice: „Czego nie chciałbyś robić jako wolontariusz?”, „W jakich sytuacjach czułbyś, że to już jest za dużo?”. To pomaga zachować spójność między motywacją, wartościami kandydata a realiami waszej organizacji. Co ty chcesz wiedzieć o osobie, zanim wpuścisz ją do zespołu i do swoich beneficjentów?