Bezpieczne zbiórki publiczne: formalności, które naprawdę musisz spełnić

Od dobrego celu do legalnej zbiórki – co naprawdę jest „zbiórką publiczną”

Definicja zbiórki publicznej według ustawy

Zgodnie z ustawą o zasadach prowadzenia zbiórek publicznych, zbiórka publiczna to zbieranie ofiar w gotówce lub w naturze w przestrzeni publicznej, na określony cel pozostający w sferze zadań publicznych lub na cele religijne. Kluczowe są tu trzy elementy: forma (gotówka lub dary rzeczowe), miejsce (przestrzeń publiczna) i przeznaczenie (cel społecznie użyteczny albo religijny).

Jeśli ktoś przekazuje pieniądze przelewem na konto fundacji albo stowarzyszenia, w świetle ustawy nie jest to zbiórka publiczna, lecz darowizna. Ustawa od lat wyraźnie rozdziela te dwie sytuacje: inaczej traktuje się kwestie gotówkowe i rzeczowe prowadzone „w terenie”, inaczej transfery bezgotówkowe oraz wpłaty na konto. Od tego zależy, czy trzeba coś zgłaszać na zbiorki.gov.pl, czy nie.

Zbiórką publiczną nie jest też zwykłe przyjęcie darowizny w rozumieniu kodeksu cywilnego, gdy darczyńca sam z siebie decyduje: „wpłacam na wasze konto, bo popieram wasze działania”. W tym wypadku działają przepisy o darowiźnie, podatkach od darowizn i księgowości organizacji, ale nie ustawa o zbiórkach publicznych.

Zbiórka publiczna a darowizna – praktyczne rozróżnienie

Różnica między „zbiórką publiczną” a „darowizną” jest kluczowa dla bezpieczeństwa organizatora. Jeśli coś jest darowizną, nie trzeba robić zgłoszenia na portalu zbiorki.gov.pl, nie obowiązuje też formalne sprawozdanie ze zbiórki publicznej (choć nadal trzeba rozliczyć się podatkowo i rachunkowo). Jeśli natomiast działanie podpada pod definicję zbiórki, brak zgłoszenia oznacza ryzyko wysłuchania się z policją albo prokuratorem.

Najprostsza różnica wygląda tak:

• Darowizna – przekazanie środków (pieniędzy lub rzeczy) bezpośrednio, zazwyczaj na konto lub w formie umowy, bez organizowania kwest w przestrzeni publicznej.
• Zbiórka publiczna – zorganizowane zbieranie pieniędzy lub rzeczy w miejscach publicznych (ulica, galeria handlowa, plac, kościół, instytucja) od nieokreślonej liczby osób.

Jeśli szkoła zbiera od rodziców w klasie składkę na wycieczkę i pieniądze przekazywane są wychowawcy w kopercie, jest to zwykłe rozliczenie wewnętrzne, nie zbiórka publiczna. Natomiast, jeśli ta sama szkoła stawia puszkę w lokalnym sklepie z napisem „Pomóżmy uczniom naszej szkoły” i każdy klient może wrzucić pieniądze, wchodzimy już w tryb zbiórki publicznej wymagającej zgłoszenia.

Znaczenie przestrzeni publicznej i publicznego ogłaszania

Ustawa kładzie duży nacisk na pojęcie przestrzeni publicznej. To miejsca powszechnie dostępne dla nieograniczonego kręgu osób: ulice, chodniki, parki, dworce, galeria handlowa, a często również budynki użyteczności publicznej. Jeśli kwestujący z puszką zatrzymuje przechodniów na rynku miasta – prowadzi zbiórkę publiczną.

Inny ważny element to publiczne ogłaszanie. Jeśli akcja jest prowadzona w zamkniętej grupie znajomych (np. zbiórka wśród pracowników jednej firmy, którzy znają się osobiście), trudniej mówić o zbiórce publicznej. Gdy jednak ten sam cel jest nagłaśniany przez media, plakaty, ogłoszenia w internecie, a zaprasza się „każdego chętnego”, mamy do czynienia z publicznym ogłaszaniem.

Granice nie zawsze są oczywiste. Typowe sytuacje graniczne:

• zbiórka wśród mieszkańców jednego bloku – zwykle nie traktuje się jej jako zbiórki publicznej, o ile nie jest ogłaszana szeroko poza wspólnotą;
• zbiórka podczas prywatnej imprezy (np. urodziny, ślub), na którą zaproszono określoną liczbę gości – jeśli nie zachęca się „każdego chętnego z zewnątrz”, najczęściej nie stosuje się ustawy o zbiórkach;
• zbiórka w siedzibie firmy wśród zatrudnionych – wewnętrzna akcja, bez wchodzenia w reżim zbiórki publicznej, pod warunkiem, że nie otwiera się jej na wszystkich przechodniów ani klientów.

Gdy pojawiają się wątpliwości, warto przyjąć zasadę: im bardziej otwarta przestrzeń i im szersze ogłoszenie, tym większe prawdopodobieństwo, że to zbiórka publiczna.

Zbiórka pieniędzy, zbiórka rzeczy a akcja sprzedażowa

Kolejny ważny rozdział to odróżnienie zbiórki od akcji sprzedażowych. Zbiórka publiczna to przyjmowanie ofiar, za które darczyńca nie dostaje ekwiwalentu. Jeśli ktoś daje 50 zł i otrzymuje w zamian konkretny towar, usługa albo udział w losowaniu nagrody, nie jest to już „czysta” zbiórka.

Podstawowe konfiguracje:

• Klasyczna zbiórka pieniędzy – wolontariusz z puszką, wrzutka do puszki, darczyńca nie otrzymuje nic w zamian (poza np. naklejką, symboliczny gadżet nie jest traktowany jako ekwiwalent).
• Zbiórka rzeczy – przyjmowanie odzieży, żywności, środków higieny itp. bez odpłatności. To także zbiórka publiczna, jeśli dzieje się w przestrzeni publicznej.
• Kiermasze, aukcje, sprzedaż cegiełek – wchodzimy w obszar sprzedaży lub gier hazardowych (np. loterie fantowe), regulowanych innymi przepisami: prawem podatkowym, ustawą o grach hazardowych, przepisami o działalności gospodarczej lub statutem organizacji.

Jeśli organizacja prowadzi kiermasz ciast, gdzie za każde ciasto pobiera konkretną kwotę, jest to sprzedaż, a nie zbiórka publiczna. Oczywiście wpływy mogą wspierać cele statutowe, ale forma prawna i obowiązki będą inne: kasa fiskalna, ewidencja sprzedaży, czasem zezwolenia sanitarne, a przy loteriach – osobne procedury zgłoszeniowe. Łączenie tych form „na oko” to prosta droga do kontroli skarbówki.

Podstawa prawna i instytucje – z kim ma się do czynienia

Zakres ustawy o zasadach prowadzenia zbiórek publicznych

Ustawa o zasadach prowadzenia zbiórek publicznych reguluje przede wszystkim:

• kto może organizować zbiórki publiczne,
• jak je zgłaszać i kiedy zgłoszenie jest wymagane,
• jak wygląda ewidencja i rozliczenie,
• jakie są obowiązki informacyjne wobec darczyńców i państwa.

Ustawa nie reguluje wprost wszystkich aspektów związanych z pieniędzmi. Nie zawiera szczegółowych zasad przechowywania gotówki, prowadzenia księgowości, nie wyłącza przepisów podatkowych. To raczej rama, która mówi, jak legalnie prowadzić zbiórkę w przestrzeni publicznej, a sprawy podatków, rachunkowości, ochrony danych czy odpowiedzialności karnej „dociągane” są z innych aktów prawnych.

W praktyce oznacza to, że nawet idealnie zgłoszona zbiórka na zbiorki.gov.pl może rodzić problemy, jeśli organizacja:

• źle rozliczy podatek dochodowy lub VAT,
• niewłaściwie przetwarza dane darczyńców (RODO),
• naruszy przepisy o rachunkowości i sprawozdawczości NGO.

Rola MSWiA i serwisu zbiorki.gov.pl

Centralną instytucją w systemie zbiórek publicznych jest Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji. To do niego formalnie trafia zgłoszenie zbiórki publicznej i to on nadzoruje działanie portalu zbiorki.gov.pl.

Serwis zbiorki.gov.pl pełni kilka funkcji:

• przyjmuje zgłoszenia od organizatorów – wszystko odbywa się online, tradycyjne wnioski papierowe to rzadkość i wyjątek,
• publikuje informację o zbiórkach – darczyńcy mogą sprawdzić, czy akcja jest legalnie zgłoszona,
• archiwizuje sprawozdania – po zakończeniu zbiórki publicznej organizator składa sprawozdanie, również przez portal.

W praktyce urzędniczą obsługę zbiórek prowadzą pracownicy MSWiA, którzy mają prawo:

• zażądać uzupełnień albo doprecyzowania celu zbiórki,
• odmówić publikacji, jeśli zbiórka jest sprzeczna z prawem lub zasadami współżycia społecznego,
• kwalifikować dane działanie jako zbiórkę albo nie, w zależności od stanu faktycznego.

Kontakt z urzędem to zwykle korespondencja mailowa i komunikaty w systemie. Szybkie reagowanie na wezwania do uzupełnień przyspiesza publikację zgłoszenia i ogranicza ryzyko, że zbiórka ruszy „przed czasem”.

Inne przepisy dotykające zbiórek: podatki, RODO, konsumenckie

Chociaż ustawa o zbiórkach publicznych jest podstawą, legalna zbiórka wymaga uwzględnienia co najmniej kilku innych obszarów prawa:

• Prawo podatkowe – wpływy ze zbiórek to przychód organizacji. Może korzystać ze zwolnień (np. przychody przeznaczone na działalność statutową organizacji pożytku publicznego), ale trzeba to udowodnić w razie kontroli. Przy sprzedaży (kiermasze, cegiełki) dochodzi kwestia VAT.
• RODO przy zbiórkach charytatywnych – jeśli organizator zbiera dane darczyńców (lista osób, kwoty, kontakty do newslettera), musi mieć podstawę prawną przetwarzania, poinformować o administratorze danych i prawach osób, zabezpieczyć zbiory.
• Prawo konsumenckie – przy akcjach sprzedaży (aukcje internetowe, sklep charytatywny) trzeba stosować zasady ochrony konsumentów: regulamin, prawo odstąpienia od umowy, reklamacje.
• Prawo o stowarzyszeniach i fundacjach – reguluje, co może robić organizacja, jaki ma statut, jak powinna sporządzać sprawozdania finansowe i merytoryczne, kto reprezentuje ją na zewnątrz.

Jeśli zbiórka ma charakter masowy, łączy gotówkę, przelewy, sprzedaż produktów i działania w internecie, z reguły wchodzą w grę wszystkie powyższe przepisy równocześnie. Wtedy sensowne jest przygotowanie krótkiej, ale przemyślanej mapy: „który przepis dotyczy jakiej części naszej akcji”.

Kiedy pojawia się urząd skarbowy, organ nadzoru i prokuratura

Różne instytucje wchodzą do gry na różnych etapach:

• Urząd skarbowy – bada kwestie podatkowe, poprawność księgowania i rozliczeń. Może skontrolować organizację po większej zbiórce, przy niespójnych deklaracjach albo na skutek donosu.
• Organy nadzoru NGO (np. odpowiednie ministerstwo dla fundacji) – patrzą na zgodność działań ze statutem, sposób wydawania środków, terminowość sprawozdań.
• Policja i prokuratura – reagują, gdy pojawi się podejrzenie przywłaszczenia środków, oszustwa, fałszowania dokumentacji lub prowadzenia zbiórki bez zgłoszenia, mimo że powinna być zgłoszona.

Darczyńcy coraz częściej są świadomi swoich praw. Jeśli widzą niejasności – np. brak sprawozdania, brak informacji o legalności zbiórki, duże rozbieżności w deklaracjach kwot – potrafią zgłosić to do urzędu lub mediów. Organizator, który od początku dba o jasne procedury i dokumentację, broni się łatwiej niż ktoś, kto działa „na słowo honoru”.

Kto może organizować zbiórkę publiczną i za co odpowiada

Podmioty uprawnione do prowadzenia zbiórek publicznych

Ustawa jasno wymienia, kto może legalnie prowadzić zbiórkę publiczną:

• organizacje pozarządowe (fundacje, stowarzyszenia, OPP),
• komitety społeczne,
• inne podmioty, w tym jednostki organizacyjne kościołów i związków wyznaniowych.

Kluczowe jest to, że osoba fizyczna działająca całkowicie prywatnie ma ograniczone możliwości formalnego prowadzenia zbiórki publicznej w terenie. Typowa sytuacja: ktoś chce pomóc choremu sąsiadowi, organizuje zbiórkę na leczenie. Jeśli zacznie z puszką kwestować po ulicy bez żadnej formy prawnej, formalnie łamie przepisy ustawy.

W takich przypadkach rozwiązaniem jest:

• nawiązanie współpracy z organizacją pozarządową, która weźmie akcję „pod swoje skrzydła”,
• albo powołanie komitetu społecznego – z minimum trzema osobami, które będą odpowiedzialne za zbiórkę.

Komitet społeczny – kiedy i jak go powołać

Komitet społeczny to najprostsza forma zorganizowania zbiórki przez osoby prywatne, bez zakładania fundacji czy stowarzyszenia. Tworzą go co najmniej trzy osoby pełnoletnie, które łączy konkretny cel – najczęściej pomoc określonej osobie lub lokalnej społeczności.

Powołanie komitetu wymaga:

• sporządzenia protokołu powołania (z datą, nazwą komitetu, celem działania, danymi członków),
• wyznaczenia przedstawiciela komitetu do kontaktu z urzędami i portalem zbiorki.gov.pl,
• ustalenia reguł zarządzania środkami – kto ma dostęp do rachunku bankowego, kto liczy gotówkę, jak dzielą się obowiązki sprawozdawcze.

Nazwa komitetu powinna być jednoznaczna i nie wprowadzać w błąd. Jeśli komitet zbiera na leczenie konkretnego dziecka, dobrze, by cel był wprost widoczny w nazwie, np. „Komitet Społeczny Pomocy Ani X”.

Komitet nie ma osobowości prawnej, ale jego członkowie ponoszą odpowiedzialność osobistą za zgromadzone środki i ich rozliczenie. W sporach sądowych czy przy ewentualnej odpowiedzialności karnej wskazywane są konkretne osoby.

Odpowiedzialność zarządu organizacji i koordynatora zbiórki

W przypadku fundacji lub stowarzyszenia ciężar odpowiedzialności nie spada na „wolontariuszy z puszką”, lecz na:

• organ uprawniony do reprezentacji (zarząd, prezes),
• osobę wyznaczoną jako koordynator zbiórki – formalnie lub faktycznie.

Zarząd odpowiada za:

• podjęcie decyzji o prowadzeniu zbiórki i jej zakresie,
• zgłoszenie zbiórki i podpisanie dokumentów,
• zapewnienie prawidłowej księgowości i sprawozdawczości.

Koordynator odpowiada z kolei za część operacyjną:

• wydanie i odbiór puszek, identyfikatorów, materiałów,
• przeszkolenie wolontariuszy,
• kontrolę nad tym, jak faktycznie przebiega zbiórka w terenie i w internecie,
• zebranie danych koniecznych do sporządzenia sprawozdań.

Jeśli zarząd traktuje zbiórkę jako „akcję młodych” i nie pilnuje rozliczeń, to on będzie adresatem zarzutów urzędu skarbowego, organu nadzoru czy prokuratury. Odpowiedzialności nie da się przerzucić w całości na wolontariuszy.

Obowiązki wobec wolontariuszy i osób kwestujących

Kwestujący są twarzą zbiórki. To oni wchodzą w kontakt z darczyńcami i w praktyce decydują, czy akcja będzie postrzegana jako rzetelna. Organizator powinien:

• zawrzeć z wolontariuszami porozumienia wolontariackie (na piśmie przy dłuższych akcjach),
• przekazać im instrukcję postępowania – co mówią darczyńcy, czego nie robią, jak reagują na pytania o legalność zbiórki,
• zapewnić oznakowanie – identyfikatory z danymi organizacji, numerem zbiórki, zdjęciem wolontariusza,
• udostępnić kontakt do osoby odpowiedzialnej za zbiórkę (telefon, e-mail), który wolontariusz może podać darczyńcy.

Brak identyfikatorów, nieopisane puszki, wolontariusze bez podstawowej wiedzy o celu akcji – to najczęstsze powody skarg i wezwań policji przez zaniepokojonych przechodniów.

Zgłoszenie zbiórki krok po kroku – od pomysłu do decyzji

Przygotowanie koncepcji zbiórki przed zgłoszeniem

Zgłoszenie jest tylko końcówką procesu. Najpierw trzeba uporządkować kilka kwestii:

• Cel zbiórki – konkretny, legalny, możliwy do zweryfikowania. Dobrze, jeśli da się go powiązać z zapisami statutu (w przypadku NGO) lub umową komitetu społecznego.
• Formy prowadzenia zbiórki – gotówka „do puszki”, zbiórka rzeczy, przelewy na konto, SMS-y charytatywne, licytacje. Każdy kanał może wymagać innych formalności.
• Obszar i czas trwania – jedna gmina, kilka województw, teren całego kraju; jednorazowa akcja weekendowa czy kampania rozciągnięta na pół roku.
• System rozliczeń – sposób liczenia gotówki, wprowadzanie danych do księgowości, opis kosztów akcji.

Im bardziej precyzyjne założenia przed zgłoszeniem, tym mniej pytań i wezwań do uzupełnień ze strony urzędu.

Rejestracja i obsługa konta na zbiorki.gov.pl

Organizator zakłada konto w systemie zbiorki.gov.pl. W przypadku NGO lub komitetu społecznego:

• konto tworzy osoba uprawniona do reprezentowania podmiotu (lub upoważniony pracownik),
• konieczne jest podanie podstawowych danych organizacji: nazwa, siedziba, numer KRS lub innego rejestru, dane kontaktowe,
• dobrą praktyką jest stworzenie wewnętrznego upoważnienia dla osoby, która faktycznie obsługuje system (np. księgowa, koordynator).

Dostęp do konta i hasła powinien być zabezpieczony, a w organizacji warto jasno określić, kto może publikować zgłoszenia w imieniu podmiotu. Chaotyczny dostęp „każdy ma hasło” utrudnia później ustalenie, kto co faktycznie wysłał.

Wypełnianie zgłoszenia zbiórki – elementy, na które urząd patrzy najważniej

Formularz zgłoszeniowy w systemie jest stosunkowo prosty, ale kilka pól decyduje o tym, czy urząd poprosi o wyjaśnienia:

• Cel zbiórki – opis ma być zrozumiały dla osoby z zewnątrz. Sformułowania typu „na cele statutowe” są zbyt ogólne. Lepiej: „na dofinansowanie rehabilitacji osób po udarach” lub „na wyposażenie świetlicy dla dzieci z miejscowości X”.
• Sposoby prowadzenia zbiórki – trzeba wskazać, czy będzie to zbiórka pieniędzy, rzeczy, w jakiej formie (puszki, skarbonki, kwesty uliczne, wydarzenia itp.).
• Teren prowadzenia zbiórki – gminy, powiaty, województwa lub teren całego kraju. Lepiej wpisać szerszy obszar, jeśli akcja może się rozwinąć, niż później wnioskować o zmiany.
• Termin – dokładne daty rozpoczęcia i zakończenia. Formalnie zbiórka nie może ruszyć przed publikacją zgłoszenia w systemie.
• Sposób rozdysponowania zebranych środków – wskazanie, na jakie działania i w jakim trybie będą wydatkowane pieniądze lub rzeczy.

Urzędnicy zwracają szczególną uwagę na sytuacje, w których zbiórka ma finansować działania na styku sektora społecznego i biznesu (np. zakup sprzętu, który później ma być wykorzystywany komercyjnie). W takich przypadkach przydatny bywa dodatkowy opis, który rozwiewa wątpliwości.

Publikacja zgłoszenia i możliwe uzupełnienia

Po wysłaniu formularza urząd ma ograniczony czas na weryfikację i ewentualne wezwanie do uzupełnień. Najczęstsze powody dodatkowych pytań to:

• zbyt ogólnie opisany cel zbiórki,
• brak zgodności między celem zbiórki a działalnością statutową organizacji,
• niejasności co do sposobu prowadzenia zbiórki (np. jednoczesne wskazanie zbiórki publicznej i sprzedaży produktów bez rozróżnienia),
• braki formalne w danych organizatora.

Na wezwania odpowiada się przez system lub mailowo, zwykle w krótkim terminie. Każde przedłużanie odpowiedzi opóźnia publikację, co bywa problematyczne przy akcjach związanych z konkretną datą (np. wydarzenie, rocznica).

Prowadzenie zbiórki zgodnie ze zgłoszeniem

Po publikacji zbiórki w systemie organizator jest związany tym, co zadeklarował. Zmiana celu, formy prowadzenia czy terminu w trakcie trwania akcji wymaga korekt w zgłoszeniu.

W praktyce oznacza to m.in., że:

• nie można „po cichu” przedłużyć zbiórki o kolejny miesiąc, jeśli w zgłoszeniu była określona krótsza data końcowa,
• nie da się swobodnie przenosić pieniędzy z jednego celu zbiórki na inny (np. z leczenia konkretnych osób na finansowanie infrastruktury organizacji) bez formalnego powiązania z celem zgłoszonym w systemie,
• opis działań promocyjnych (plakaty, internet, media) powinien odpowiadać rzeczywistemu celowi i formie zbiórki.

Sprawozdawczość po zakończeniu zbiórki

Po zakończeniu każdej zbiórki publicznej organizator składa sprawozdanie przez zbiorki.gov.pl. Robi to w dwóch krokach:

• sprawozdanie z przebiegu zbiórki i jej wyników finansowych – ile zebrano, w jakiej formie, jakie były koszty bezpośrednie,
• sprawozdanie z wydatkowania środków – na co konkretnie przeznaczono zebrane pieniądze lub rzeczy.

Terminy są określone w ustawie. Opóźnienia, niekompletne dane albo brak sprawozdań mogą skutkować:

• wezwaniami z urzędu,
• utrudnieniami przy zgłaszaniu kolejnych zbiórek,
• podejrzeniem nieprawidłowości ze strony darczyńców i mediów.

Sprawozdania są publicznie dostępne, więc pełnią też funkcję narzędzia kontroli społecznej. Dobrze opisane rozliczenie, nawet przy niewielkich kwotach, buduje zaufanie lepiej niż hasła o „pełnej transparentności” bez pokrycia w liczbach.

Zbiórki w internecie, w mediach społecznościowych i przez portale – gdzie kończy się wolność, a zaczynają formalności

Przelewy na konto organizacji a zbiórka publiczna

Przelewy bankowe, darowizny rzeczowe wysyłane pocztą czy wpłaty BLIK na numer telefonu nie są same w sobie zbiórką publiczną, jeśli nie wiążą się z prowadzeniem akcji w przestrzeni publicznej. To forma przekazywania darowizny, która mieści się w ramach swobody umów i przepisów podatkowych.

Problem pojawia się tam, gdzie:

• do przelewów dołącza się akcję w przestrzeni publicznej (uliczne zbieranie pieniędzy, zbiórka w sklepach, na wydarzeniach),
• w komunikacji używa się wezwań typu „zbiórka publiczna na…”, „kwesta w całej Polsce” itp., podczas gdy formalnie nic nie zgłoszono,
• na jednym rachunku miesza się środki ze zbiórki publicznej i inne przychody, bez wyodrębnionej ewidencji.

Jeśli organizacja zamierza łączyć zbiórkę publiczną „do puszki” z przelewami na konto, warto od razu przewidzieć w zgłoszeniu powiązanie obu kanałów. Ułatwia to później sprawozdawczość, bo całość akcji opisuje się jako jedno przedsięwzięcie.

Zbiórki na portalach crowdfundingowych

Popularne platformy zbiórkowe działają na podstawie własnych regulaminów, ale nie zastępują przepisów o zbiórkach publicznych. Dla organizatora kluczowe są trzy pytania:

1. Czy środki zbierane przez portal trafiają do organizacji/komitetu, czy są kierowane na prywatne konto osoby fizycznej?
2. Czy zbiórka prowadzona na portalu łączy się z innymi formami zbierania środków (puszki, wydarzenia, zbiórka rzeczy)?
3. Czy portal pełni tylko funkcję pośrednika płatności, czy także organizatora akcji (np. posiada własną osobowość prawną i sam zgłasza zbiórkę)?

Jeśli:

• zbiórkę na portalu prowadzi fundacja lub stowarzyszenie,
• a równolegle planuje uliczne kwesty na ten sam cel,

to działania w terenie będą już klasyczną zbiórką publiczną wymagającą zgłoszenia. Sam fakt, że część środków wpływa przez portal, nie zwalnia z obowiązków wobec MSWiA.

Z kolei osoba fizyczna zbierająca na prywatne konto za pośrednictwem portalu nie prowadzi zbiórki publicznej w rozumieniu ustawy – działa jako beneficjent darowizn, a nie organizator akcji w przestrzeni publicznej. Otwiera to jednak inne ryzyka: podatkowe, cywilne i wizerunkowe.

Media społecznościowe jako kanał promocji i zbiórki

Profile w mediach społecznościowych są dziś głównym narzędziem dotarcia do darczyńców. Trzeba odróżnić:

Granica między informowaniem a organizowaniem zbiórki w sieci

Publikowanie informacji o możliwości wsparcia (np. numer konta, link do formularza darowizny) nie zawsze oznacza organizowanie zbiórki publicznej. Różnica pojawia się, gdy:

• komunikat przybiera formę zorganizowanej akcji z hasłem, grafiką, celem i wezwaniem do przekazywania środków „wszędzie, gdzie się da”,
• angażuje się dużą grupę osób udostępniających posty jako „wolontariusze kwestujący w internecie”,
• publikacje w mediach społecznościowych bezpośrednio nawiązują do prowadzonych jednocześnie zbiórek „w terenie” (te same hasła, ten sam cel, te same daty).

Jeśli profil w mediach społecznościowych służy głównie do informowania o działalności organizacji, a przy okazji pojawia się informacja „kto chce, może wesprzeć przelewem”, nie jest to jeszcze zbiórka publiczna. Jeżeli jednak organizator zapowiada ogólnopolską zbiórkę, zachęca do tworzenia „własnych akcji” w szkołach czy firmach, a internet jest jednym z kanałów rekrutowania takich pomocników – w praktyce mamy do czynienia z kampanią towarzyszącą zbiórce publicznej, którą trzeba zgłosić.

Narzędzia fundraisingowe platform społecznościowych

Facebook, Instagram czy YouTube oferują własne mechanizmy zbierania pieniędzy (np. „zbiórki na rzecz organizacji”, przycisk „Donate”). Tu pojawiają się trzy odrębne sytuacje:

• zbiórka uruchomiona przez samą organizację – środki trafiają do NGO, a platforma jest pośrednikiem płatności,
• zbiórka założona przez osobę prywatną na rzecz organizacji – użytkownik wybiera organizację z listy, ale to nie on dysponuje środkami,
• zbiórka na prywatne konto – pieniądze trafiają do właściciela profilu.

W pierwszym i drugim wariancie, jeśli jedynym sposobem przekazywania środków jest kliknięcie w przycisk zbiórkowy w portalu, bez powiązania z uliczną kwestą czy zbiórką rzeczy, trudno mówić o zbiórce publicznej w rozumieniu ustawy. To wciąż darowizny dokonywane kanałem elektronicznym.

Jeżeli jednak organizacja:

• ogłasza ogólną akcję zbiórkową obejmującą wydarzenia, puszki, zbiórki w szkołach,
• a narzędzia społecznościowe są jednym z elementów tej kampanii,

to całość przedsięwzięcia powinna być ujęta w jednym zgłoszeniu. W opisie sposobu prowadzenia zbiórki warto wtedy doprecyzować, że media społecznościowe służą jako kanał promocji oraz przyjmowania darowizn online (np. „poprzez funkcję zbiórkową serwisu Facebook”).

Transparencja komunikacji online

Przy zbiórkach prowadzonych lub promowanych w sieci kluczowe są cztery elementy:

1. wyraźne wskazanie organizatora – nazwa, forma prawna, dane kontaktowe; im mniej anonimowości, tym lepiej,
2. jasny cel – najlepiej w formie jednego zdania zrozumiałego dla osoby spoza środowiska,
3. informacja o statusie formalnym – czy to zbiórka publiczna zgłoszona do MSWiA, czy po prostu przyjmowanie darowizn na konto,
4. zapowiedź rozliczenia – gdzie i kiedy darczyńcy będą mogli zobaczyć sprawozdanie lub podsumowanie.

Posty w mediach społecznościowych, grafiki czy opisy zrzutek dobrze, żeby zawierały przynajmniej krótką notkę typu: „Zbiórka publiczna zgłoszona w serwisie zbiorki.gov.pl, numer…”, albo – jeśli nie chodzi o zbiórkę w rozumieniu ustawy – „Darowizny na rzecz fundacji X, przekazywane przelewem lub przez portal Y”.

Ryzyka przy zbiórkach prowadzonych głównie online

Środowisko internetowe wprowadza kilka dodatkowych zagrożeń, których klasyczna kwesta uliczna prawie nie zna:

• podszywanie się pod organizację – fałszywe profile i wydarzenia zbiórkowe, często łudząco podobne graficznie do oryginału,
• chaos komunikacyjny – wolontariusze publikują informacje niespójne z treścią zgłoszenia, rozszerzają cel zbiórki „po swojemu”,
• trudności w rozróżnieniu darowizn – brak jasnych opisów przelewów, jeden link kierujący do kilku różnych celów,
• spory o własność treści i danych – np. kto formalnie dysponuje listą darczyńców zebranych przez określoną platformę.

Ogranicza się te ryzyka przez:

• publikowanie oficjalnych linków do zbiórek na stronie organizacji,
• ujednolicenie szablonów postów i grafik przekazywanych wolontariuszom,
• regularne monitorowanie nazw organizacji i haseł akcji w wyszukiwarce oraz w mediach społecznościowych,
• szybką reakcję na podejrzane zbiórki (zgłoszenia do portalu, komunikaty ostrzegawcze).

Rozliczanie zbiórek internetowych

Środki zebrane online podlegają takim samym regułom księgowym i sprawozdawczym jak pieniądze z puszek. Różnice dotyczą sposobu dokumentowania:

• podstawowym dokumentem jest wyciąg z rachunku bankowego lub raport z systemu płatności,
• w przypadku portali crowdfundingowych przydaje się zbiorcze zestawienie wpłat (najlepiej w wersji elektronicznej do archiwizacji),
• gdy portal potrąca prowizję, trzeba ją ująć jako koszt bezpośrednio związany ze zbiórką.

Przy zbiórce zgłaszanej jako publiczna, w sprawozdaniu na zbiorki.gov.pl można wykazać osobno:

• środki zebrane przelewami i przez internet,
• środki zebrane w terenie (puszki, skarbonki, wydarzenia).

Takie rozdzielenie pomaga później analizować efektywność kanałów i ułatwia odpowiedzi na pytania darczyńców („ile zebrano przez portal, a ile na wydarzeniu?”).

Zbiórki „w terenie”: kwestowanie, puszki, skarbonki, imprezy charytatywne

Co ustawowo jest zbiórką „w przestrzeni publicznej”

Za zbiórkę w przestrzeni publicznej uznaje się przede wszystkim:

• kwestowanie do puszek na ulicach, w parkach i innych ogólnodostępnych miejscach,
• ustawianie skarbonek w sklepach, urzędach, szkołach, kościołach,
• zbieranie rzeczy (odzież, żywność, zabawki) w punktach dostępnym dla nieokreślonej liczby osób,
• akcje przy wydarzeniach – koncerty, pikniki, biegi, podczas których zbiera się środki do puszek lub skarbonek.

Jeśli dostęp do miejsca ma zamknięta, imiennie określona grupa (np. zebranie członków stowarzyszenia, spotkanie pracowników jednej firmy), to przekazywanie darowizn zwykle pozostaje poza zakresem ustawy – jest to forma wsparcia w kręgu osób znanych organizatorowi, a nie w pełnej przestrzeni publicznej.

Kwestowanie uliczne – podstawowe zasady

Klasyczna kwesta z puszkami najczęściej wymaga:

• zgłoszenia zbiórki w systemie zbiorki.gov.pl z opisem terenu (np. całe miasto, kilka gmin, całe województwo),
• oznakowanych i zaplombowanych puszek – każda powinna mieć numer, nazwę organizatora, cel zbiórki i informacje kontaktowe,
• identyfikatorów wolontariuszy – imię, nazwisko, nazwa organizatora, zdjęcie, najlepiej także numer zgłoszenia zbiórki,
• ustalenia osób odpowiedzialnych za wydanie i odbiór puszek oraz sporządzenie protokołów otwarcia.

Po zakończeniu kwestowania puszki otwiera się komisją co najmniej dwuosobową. Sporządza się protokół z liczenia (data, miejsce, numer puszki, imię i nazwisko kwestującego, kwota). Te dokumenty pełnią funkcję wewnętrznej kontroli i w razie wątpliwości można do nich sięgnąć.

Skarbonki stacjonarne w sklepach i instytucjach

Ustawienie skarbonki w sklepie czy urzędzie jest wygodne, ale wymaga wcześniejszego uporządkowania kilku kwestii:

• porozumienie z właścicielem miejsca – najlepiej w formie pisemnej (nawet proste oświadczenie), z określeniem, kto odpowiada za bezpieczeństwo skarbonki,
• trwałe przymocowanie skarbonki lub zabezpieczenie jej przed wyniesieniem,
• czytelne oznaczenie – identyfikacja organizatora i celu, aby nikt nie miał wrażenia „anonimowej puszki”,
• regularne opróżnianie – z udziałem pracownika organizacji i świadka (np. pracownika sklepu) oraz sporządzeniem protokołu.

Skarbonki stacjonarne prowadzone w wielu lokalizacjach dobrze jest traktować jako jedną zbiórkę z wieloma punktami. W sprawozdaniu można wykazać zbiorczo środki z tej formy, a dokumentacja pomocnicza opisuje już poszczególne miejsca i częstotliwość opróżniania.

Zbiórki rzeczy – ubrania, żywność, sprzęt

Przy zbiórkach rzeczowych problematyczne bywa nie tyle samo przyjmowanie darów, ile późniejsze zagospodarowanie i ewidencjonowanie:

• w zgłoszeniu trzeba wskazać, jakiego rodzaju rzeczy będą zbierane (np. odzież, żywność trwała, zabawki, sprzęt elektroniczny),
• później należy określić, czy rzeczy będą wydawane bezpłatnie potrzebującym, przekazywane innym instytucjom, czy np. część trafi na kiermasz charytatywny,
• warto wprowadzić przynajmniej uproszczoną ewidencję ilościową (liczba kartonów, worków, palet, szacunkowa masa),
• w przypadku wyposażenia o większej wartości (np. sprzęt medyczny, komputery) sporządza się protokół przyjęcia z opisem stanu i numerów seryjnych.

W sprawozdaniu ze zbiórki rzeczowej często stosuje się opisy mieszane: szacunkową wartość (np. „żywność o łącznej wartości ok.”) oraz informacje ilościowe („x paczek, y kompletów pościeli”). Przesadne uszczegółowienie nie zawsze jest możliwe, ale zupełny brak danych podważa zaufanie do akcji.

Imprezy charytatywne jako forma zbiórki

Koncert, bieg czy piknik charytatywny mogą łączyć w sobie kilka aktywności:

• sprzedaż biletów lub cegiełek,
• zbiórka do puszek na terenie wydarzenia,
• kiermasz ciast, licytacje, loterie fantowe.

Każdy z tych elementów ma nieco inne konsekwencje prawne. Sama sprzedaż biletów na wydarzenie (cena za usługę) to działalność odpłatna lub gospodarcza, a nie zbiórka publiczna – podlega przepisom podatkowym, ale nie ustawie o zbiórkach. Dobrowolne datki do puszek na terenie imprezy to już klasyczna forma zbiórki publicznej i wymaga zgłoszenia.

Jeżeli podczas wydarzenia:

• prowadzona jest loteria lub gra losowa,
• w zamian za wpłatę uczestnik zawsze otrzymuje towar (np. gadżet, ciasto),

to wchodzą w grę także przepisy o grach hazardowych, działalności odpłatnej i podatkach. Wtedy planując imprezę, lepiej rozdzielić sferę „sprzedaż/świadczenie usług” od sfery „dobrowolne darowizny” – inaczej bardzo trudno prawidłowo rozliczyć zarówno podatki, jak i sprawozdanie ze zbiórki publicznej.

Zgody właścicieli terenu i współpraca z samorządem

Zbiórka w przestrzeni publicznej często oznacza korzystanie z:

• chodników, placów, parków będących w zarządzie gminy lub miasta,
• galerii handlowych, prywatnych parkingów, terenów zakładów pracy.

Poza zgłoszeniem zbiórki do MSWiA organizator powinien zadbać o:

• zgodę zarządcy terenu na przeprowadzenie kwestowania czy ustawienie stoiska,
• stosowanie się do lokalnych regulaminów (np. zakaz rozdawania ulotek w określonych miejscach, godziny otwarcia),

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czym dokładnie jest zbiórka publiczna według polskiego prawa?

Zbiórka publiczna to zorganizowane zbieranie ofiar w gotówce lub w naturze (np. jedzenie, ubrania) w przestrzeni publicznej, na cel mieszczący się w sferze zadań publicznych albo na cel religijny. Kluczowe są trzy elementy: gotówka lub rzeczy, miejsce ogólnodostępne oraz cel społecznie użyteczny lub religijny.

Jeśli brakuje któregoś z tych elementów (np. nie ma przestrzeni publicznej, bo wszystko odbywa się przelewem na konto), wówczas zazwyczaj nie mówimy o zbiórce publicznej, tylko o darowiźnie lub innej formie wsparcia.

Czy przelew na konto fundacji lub zrzutka online to zbiórka publiczna?

Nie. Przelew na konto fundacji, stowarzyszenia czy osoby prywatnej traktowany jest jako darowizna, a nie zbiórka publiczna w rozumieniu ustawy o zasadach prowadzenia zbiórek publicznych. To samo dotyczy wpłat na portale typu zrzutka online, jeśli środki przekazywane są bezgotówkowo.

Skutkiem tego jest brak obowiązku zgłaszania takiej akcji na zbiorki.gov.pl i brak sprawozdania ze zbiórki publicznej. Nadal jednak obowiązują przepisy o darowiźnie, podatkach i rachunkowości, więc organizacja musi je poprawnie rozliczyć.

Kiedy muszę zgłosić zbiórkę na zbiorki.gov.pl?

Zgłoszenie jest potrzebne, jeśli zbierasz pieniądze lub rzeczy w gotówce/w naturze:

• w przestrzeni publicznej (ulice, place, sklepy, kościoły, galerie, budynki użyteczności publicznej),
• od nieokreślonej z góry liczby osób,
• na cel społecznie użyteczny albo religijny.

Wtedy wchodzisz w reżim ustawy o zbiórkach publicznych i zgłoszenie przez zbiorki.gov.pl jest obowiązkowe.

Jeśli działasz wyłącznie w ramach zamkniętej grupy (np. pracownicy jednej firmy, rodzice jednej klasy), bez „otwierania się” na wszystkich chętnych z zewnątrz, zwykle nie ma obowiązku zgłoszenia, bo nie jest to zbiórka publiczna w rozumieniu ustawy.

Czym różni się zbiórka publiczna od darowizny w praktyce?

Darowizna to przekazanie środków lub rzeczy bez organizowania kwest w przestrzeni publicznej – zazwyczaj przelewem na konto, czasem na podstawie umowy. Nie ogłaszasz wtedy szeroko akcji w miejscach publicznych, nie wystawiasz puszek w sklepie czy kościele.

Zbiórka publiczna to zorganizowana akcja w terenie, skierowana do szerokiego, nieokreślonego kręgu osób, z puszkami, koszami na dary lub inną formą fizycznego przyjmowania ofiar. Różnica jest kluczowa: darowizn nie zgłasza się na zbiorki.gov.pl, natomiast zbiórki publiczne – tak.

Czy kiermasz, sprzedaż cegiełek albo loteria to też zbiórka publiczna?

Nie. Jeśli ktoś wpłaca pieniądze i w zamian dostaje konkretny towar, usługę albo udział w losowaniu nagrody, jest to akcja sprzedażowa lub gra losowa, a nie klasyczna zbiórka publiczna. Podlegasz wtedy innym przepisom: podatkowym, o działalności gospodarczej, a przy loteriach – ustawie o grach hazardowych.

Przykład: kiermasz ciast w szkole, gdzie za każde ciasto pobierana jest określona kwota, to sprzedaż. Pieniądze mogą iść na cel charytatywny, ale formalnie nie jest to zbiórka publiczna. Może natomiast wymagać np. kasy fiskalnej, ewidencji sprzedaży czy zgłoszenia loterii fantowej, jeśli pojawiają się losowania nagród.

Czy zbiórka w pracy, w klasie lub w jednym bloku to zbiórka publiczna?

Zwykle nie. Zbiórki organizowane w zamkniętym, znanym z góry kręgu osób (np. tylko pracownicy firmy, tylko rodzice uczniów jednej klasy, tylko mieszkańcy jednego bloku) są traktowane jako akcje wewnętrzne, a nie zbiórki publiczne.

Sytuacja zmienia się, gdy taką akcję otwierasz na wszystkich chętnych z zewnątrz – np. stawiasz puszkę w sklepie dostępnym dla każdego klienta albo ogłaszasz zbiórkę w mediach z zaproszeniem „dla wszystkich”. Wtedy najczęściej będzie to już zbiórka publiczna wymagająca zgłoszenia.

Jaką rolę pełni MSWiA i portal zbiorki.gov.pl przy zbiórkach publicznych?

MSWiA jest organem odpowiedzialnym za nadzór nad zbiórkami publicznymi. Przez portal zbiorki.gov.pl zgłasza się zbiórki, publikuje ich opisy oraz składa sprawozdania po zakończeniu akcji. Wszystko odbywa się online, a korespondencja z urzędem prowadzona jest głównie elektronicznie.

Urzędnicy MSWiA mogą zażądać uzupełnienia zgłoszenia, doprecyzowania celu zbiórki lub odmówić publikacji, jeśli cel jest sprzeczny z prawem albo zasadami współżycia społecznego. Samo zgłoszenie i publikacja w serwisie nie zwalniają jednak z innych obowiązków – podatkowych, rachunkowych czy związanych z RODO.