Jak prowadzić bazę darczyńców w Excelu i nie pogubić danych

Po co w ogóle trzymać bazę darczyńców i jaki masz cel?

Jak dziś przechowujesz dane i co cię boli?

Zacznij od szczerego pytania: gdzie teraz leżą dane o darczyńcach? W kilku Excelach? W głowie koordynatora? W skrzynce mailowej? W systemie płatności online? Od odpowiedzi zależy, jak radykalne zmiany są potrzebne.

Różnica między zwykłą „listą mailingową” a przemyślaną bazą darczyńców w Excelu jest zasadnicza. Lista mailingowa to zazwyczaj:

• imię, nazwisko, e-mail, czasem zgoda na newsletter,
• brak historii wpłat,
• brak informacji, kto jest kim (firmy, osoby prywatne, grantodawcy),
• brak powiązania z działaniami offline (spotkania, telefony, darowizny rzeczowe).

Świadomie prowadzona struktura bazy fundraisingowej odpowiada na pytania typu:

• kto wsparł nas w ostatnich 12 miesiącach i jaką kwotą,
• kto reaguje na nasze maile, a kto wspiera nas głównie przez wydarzenia,
• kogo powinien zadzwonić koordynator, a do kogo wystarczy newsletter,
• które źródła pozyskania darczyńców (event, strona www, polecenie) są najbardziej skuteczne.

Co najbardziej przeszkadza ci w obecnym sposobie trzymania danych? Najczęściej pojawiają się trzy problemy:

• duplikaty – ten sam darczyńca pod różnymi adresami e-mail lub nazwami,
• brak historii kontaktu – nie wiadomo, kiedy ostatnio ktoś z nim rozmawiał, co obiecał, czego oczekuje,
• zgubione dane o wpłatach – są wyciągi, ale nie wiadomo, kto jest kim i co mu wysłano w podziękowaniu.

Zadaj sobie kolejne pytanie: jakie decyzje chcesz podejmować dzięki tej bazie? Jeśli jedyne, czego potrzebujesz, to „lista e-maili do newslettera”, to rozbudowany Excel będzie na wyrost. Jeżeli jednak chcesz:

• planować kampanie do konkretnych segmentów,
• pokazać zarządowi lub sponsorowi przejrzyste raportowanie darowizn w Excelu,
• budować relacje z kluczowymi darczyńcami,
• zapanować nad RODO i zgodami komunikacyjnymi,

– wtedy potrzebujesz bazy, a nie tylko listy.

Lista mailingowa vs. pełna baza darczyńców

Spróbuj nazwać, po co naprawdę zbierasz dane. Czy twój główny cel to:

• wysyłka newsletterów i kampanii mailingowych,
• utrzymywanie relacji osobistych z większymi darczyńcami,
• raporty dla zarządu, grantodawców, sponsorów,
• analiza skuteczności różnych kanałów pozyskiwania środków?

Jeśli nodzisz głową przy kilku punktach naraz, to Excel może stać się pierwszym, całkiem skutecznym CRM-em. Różnica w stosunku do „gołej” listy mailingowej polega na tym, że każdy rekord w bazie darczyńców w Excelu ma swoją historię – nie tylko e-mail, ale też:

• ile razy dana osoba/firma wsparła projekt,
• jaką mniej więcej ma „pojemność” (małe, średnie, duże darowizny),
• jakie ma preferencje kontaktu,
• czy jest ktoś odpowiedzialny za tę relację (opiekun darczyńcy).

Kiedy zaczniesz traktować darczyńcę jak partnera, nie tylko jak adres mailowy, struktura bazy fundraisingowej sama zacznie się klarować.

Kiedy Excel wystarczy, a kiedy trzeba myśleć o CRM

Zanim wpadniesz w poczucie winy, że „jeszcze nie macie CRM-a”, odpowiedz sobie na kilka pytań:

• ile aktywnych kontaktów darczyńców macie (nie tylko w plikach, ale osób, z którymi realnie pracujecie)?
• ile osób w zespole będzie równocześnie pracowało na bazie?
• czy potrzebujesz integracji z systemem mailingowym, bramką płatności, stroną www w trybie ciągłym?

Excel zwykle w zupełności wystarcza, gdy:

• macie do kilkuset aktywnych darczyńców,
• nad bazą pracuje 1–3 osoby,
• integracje z zewnętrznymi narzędziami są proste (import/eksport csv raz na jakiś czas),
• potrzebujesz przede wszystkim uporządkować chaos, a nie budować skomplikowane automatyzacje.

Sygnalizacją, że czas na CRM, są sytuacje, gdy:

• nawet dobrze zaprojektowana baza darczyńców w Excelu „nie wyrabia” – plik jest zbyt wolny, za ciężki, pełen formuł,
• kilka osób ciągle nadpisuje sobie dane, giną zmiany, w pliku lądują przypadkowe wersje,
• konieczne są zaawansowane automatyzacje (np. automatyczne wysyłki po każdej wpłacie),
• macie tysiące aktywnych darczyńców i dziesiątki kampanii jednocześnie.

Na tym etapie celem jest jednak coś innego: prosty, ale stabilny system w Excelu, który uratuje cię przed chaosem i będzie pierwszym krokiem do dojrzalszego fundraisingu.

Fundament: jakie informacje naprawdę muszą znaleźć się w bazie

Dane kontaktowe i identyfikacyjne

Wiele organizacji wpada w pułapkę zbierania „wszystkiego na wszelki wypadek”. Efekt? Puste pola, błędy, brak aktualizacji. Zacznij od pytania: z jakich informacji rzeczywiście korzystasz w codziennych działaniach fundraisingowych?

Podstawowy zestaw must have dla arkusza „Darczyńcy” może wyglądać tak:

• unikalne ID darczyńcy (np. ID_DARCZYŃCY),
• typ: osoba fizyczna / firma / fundacja / grantodawca,
• imię, nazwisko lub nazwa organizacji/firmy,
• adres e-mail (główny do kontaktu),
• telefon (jeśli faktycznie z niego korzystasz),
• miasto / kraj (do segmentacji geograficznej),
• data pierwszego kontaktu,
• status relacji (np. nowy, aktywny, uśpiony, kluczowy).

Do tego dochodzą pola związane z RODO i zgodami komunikacyjnymi:

• zgoda na kontakt e-mail (tak/nie, data wyrażenia),
• zgoda na kontakt telefoniczny,
• zgoda na newsletter / cele marketingowe.

Dane nice to have to na przykład:

• adres pocztowy (jeśli wysyłasz pocztą podziękowania, raporty, kalendarze),
• profil w mediach społecznościowych (jeśli realnie z tego korzystasz),
• stanowisko w firmie (gdy istotne w relacjach B2B),
• osoba polecająca (kto nas przedstawił).

Jeśli dane rzadko są używane, lepiej ich nie zbierać lub ograniczyć do kilku kluczowych pól. Im prostszy model, tym większa szansa, że zespół będzie go konsekwentnie uzupełniał.

Dane o darowiznach i relacji

Drugą nogą bazy są informacje o samych darowiznach. Najważniejsze pola w arkuszu „Darowizny” to:

• ID darowizny (unikalny numer),
• ID_DARCZYŃCY – to samo, które pojawia się w arkuszu „Darczyńcy”,
• data darowizny,
• kwota (dla darowizn pieniężnych),
• typ darowizny (przelew, stałe zlecenie, gotówka, dar rzeczowy, pro bono),
• waluta (jeśli macie różne waluty),
• projekt/cel (na co została przeznaczona darowizna),
• kanał pozyskania (strona www, Facebook, event, polecenie, grant),
• informacja o podziękowaniu (tak/nie, data, forma).

Te dane pozwolą budować użyteczne wskaźniki w arkuszu „Darczyńcy”, takie jak:

• suma darowizn danego darczyńcy,
• liczba darowizn,
• data ostatniej darowizny,
• średnia darowizna,
• czy darczyńca jest obecnie aktywny (np. darowizna w ostatnich 12 miesiącach).

Trzeci zestaw pól to informacje o samej relacji:

• opiekun darczyńcy – kto z zespołu jest odpowiedzialny za kontakt,
• segment (indywidualny, biznes, grantodawca, alumni, wolontariusz, itp.),
• poziom zaangażowania (np. niski/średni/wysoki, albo 1–5),
• preferowana forma wsparcia (darowizna jednorazowa, stałe zlecenie, wsparcie rzeczowe, wolontariat kompetencyjny),
• preferowany kanał kontaktu (e-mail, telefon, LinkedIn, spotkania).

Zapytaj sam siebie: których z tych pól naprawdę używasz w planowaniu działań? Jeżeli segmentujesz darczyńców po „typie” i „poziomie zaangażowania”, te pola są priorytetem. Jeśli z kolei tworzysz osobne scenariusze kontaktu dla darczyńców indywidualnych i firm, pole „typ” musi być spójne i obowiązkowe.

Oddzielne arkusze na zgody, kanały kontaktu, źródło pozyskania

Gdy baza zaczyna rosnąć, wygodne staje się rozdzielenie części informacji na osobne arkusze, aby nie dublować tych samych wartości i ograniczyć błędy wprowadzania danych. Co można wydzielić?

• „Zgody” – osobny arkusz, w którym każdy wiersz to konkretna zgoda danego darczyńcy: data, typ zgody, sposób uzyskania, wersja klauzuli. W arkuszu „Darczyńcy” można trzymać tylko skrócone informacje (tak/nie + data ostatniej zgody).
• „Słowniki” – arkusz z listami wartości dla pól typu: segment, typ darowizny, status relacji, kanał pozyskania, projekty. Z tych list tworzysz rozwijane pola (walidacja danych), dzięki czemu nie ma „segment: Firma, FIRMA, BIZNES, Przedsiębiorca”.
• „Kanały kontaktu” – jeżeli ktoś ma wiele dróg kontaktu (np. kilka maili, telefony służbowe i prywatne), można to rozpisać w osobnym arkuszu powiązanym po ID.

Przed rozbudową struktury odpowiedz sobie jeszcze na jedno pytanie: kto będzie te dane uzupełniał i jak często? Dla małego zespołu prostszy model, nawet lekko niedoskonały, będzie lepszy niż idealny system, którego nikt nie ma siły wypełniać.

Jak zaprojektować strukturę pliku Excel, żeby nie zwariować

Jedna tabela czy kilka zakładek?

Najczęstsza pokusa: „wrzućmy wszystko w jeden arkusz, będzie szybciej”. Działa do pewnego momentu, ale przy większej liczbie darowizn zaczyna się chaos. W fundraisingu lepiej sprawdza się prosty model relacyjny w wersji light:

• arkusz „Darczyńcy” – jeden wiersz = jeden darczyńca,
• arkusz „Darowizny” – jeden wiersz = jedna darowizna,
• arkusz „Kontakty” – jeden wiersz = jeden kontakt/spotkanie/telefon,
• arkusz „Zgody” – jeśli potrzebny, jeden wiersz = jedna zgoda,
• arkusz „Słowniki” – listy wartości dla pól wyboru,
• opcjonalnie arkusz „Raporty” – podsumowania i tabele przestawne.

Zadaj sobie pytanie: czy jesteś gotów myśleć o pliku Excela jak o kilku powiązanych ze sobą tabelach, a nie jednej długiej liście? Jeśli tak, zyskasz dwie rzeczy:

• brak powtarzania danych – dane darczyńcy są wpisane raz, a darowizn może mieć nieskończenie wiele,
• łatwość analizy – możesz mieć dziesiątki tysięcy darowizn, ale nadal klarowną listę darczyńców.

Przykładowy podział arkuszy z prostym opisem:

Prosty schemat arkuszy i ich rola

Jeżeli projektujesz plik od zera, zacznij od prostego szkicu na kartce. Jakie zakładki już masz w głowie? Które z nich naprawdę potrzebujesz codziennie?

Przykładowy, lekki układ może wyglądać tak:

• „Darczyńcy” – główna tabela z informacjami o osobach/firmach (1 wiersz = 1 darczyńca),
• „Darowizny” – każda wpłata/osobna darowizna,
• „Kontakty” – rozmowy, maile, spotkania,
• „Słowniki” – listy rozwijane,
• „Raporty” – wszystko, co służy tylko do podsumowań.

Kluczowe pytanie: które arkusze muszą być w 100% porządkowe, a w których możesz pozwolić sobie na większą swobodę notatek?

• „Darczyńcy” i „Darowizny” – tu pilnujesz ładu. Jasne nazwy kolumn, spójne formaty dat, brak „notatek” w stylu „??? sprawdzić” w środku tabeli.
• „Kontakty” – tu możesz mieć trochę więcej „ludzkiego” języka w opisie rozmów, ale zawsze z datą i powiązaniem do ID darczyńcy.
• „Raporty” – tu się bawisz: tabele przestawne, wykresy, filtry. Dane źródłowe jednak zostają w swoich arkuszach.

Jeżeli już teraz wszystko masz w jednym „mega-arkuszu”, zadaj sobie pytanie: co realnie możesz rozdzielić w ciągu jednego popołudnia? Nie chodzi o idealny porządek od razu, tylko o przejście z „totalnego miksu” do dwóch, trzech logicznych tabel.

Stałe ID jako kręgosłup bazy

Bez jednego, stałego identyfikatora dla darczyńcy prędzej czy później zaczną się pomyłki. Imię i nazwisko nie wystarczy – masz przecież „Anna Kowalska” z Warszawy i „Anna Kowalska” z Krakowa. Jak je odróżnisz?

Ustal prostą zasadę:

• w arkuszu „Darczyńcy” pierwsza kolumna to ID_DARCZYŃCY,
• w arkuszach „Darowizny”, „Kontakty”, „Zgody” zawsze pojawia się kolumna ID_DARCZYŃCY,
• ID jest niezmienne – nie zmieniasz go, nawet gdy darczyńca zmienia nazwisko czy e-mail.

Jak je nadawać? Masz kilka opcji:

• proste numery: 1, 2, 3… (wystarczające dla małych baz),
• numery z prefiksem: IND001, IND002 (indywidualni) i BIZ001, BIZ002 (firmy),
• ID generowane formułą z datą dodania, np. 2024-001, 2024-002.

Zadaj sobie pytanie: kto będzie te ID nadawał i jak upewniacie się, że się nie powtarzają? Dobrym nawykiem jest dodanie w instrukcji zasady: „Nowych darczyńców dopisujemy tylko na końcu tabeli, Excel automatycznie podpowiada kolejne ID”. Jeden prosty krok, a mniej dublowania rekordów.

Formatowanie jako narzędzie kontroli

Jeśli kilka osób ma dostęp do pliku, drobne wizualne zasady potrafią zdziałać cuda. Zastanów się: jak teraz odróżniasz pola, które można edytować, od tych z formułami?

Możesz przyjąć prosty standard:

• kolumny do ręcznej edycji – jasne tło (np. białe),
• kolumny z formułami (np. suma darowizn) – delikatne szare tło,
• nagłówki – jeden, stały kolor w całym pliku.

Dodaj do tego formatowanie warunkowe, które „krzyczy”, gdy coś jest nie tak:

• brak ID_DARCZYŃCY – czerwone tło,
• status „aktywny”, a brak darowizny od 18 miesięcy – żółte ostrzeżenie,
• brak zgody newslettera przy segmencie „darczyńca stały” – ikonka ostrzegawcza.

Pytanie do ciebie: jakie błędy najczęściej przytrafiają się teraz w waszej bazie? Możesz je zamienić w proste reguły formatowania, które będą wychwytywać problem zanim dane pójdą w świat.

Szablony wierszy i blokady przed przypadkowymi zmianami

Im więcej osób ma dostęp do pliku, tym większe ryzyko, że ktoś „kliknie nie tam, gdzie trzeba”. Jak temu zapobiec bez wprowadzania terroru?

Rozwiązanie jest proste: szablon wiersza + lekkie blokady struktury.

• Na końcu tabeli „Darczyńcy” przygotuj jeden wiersz z przykładowymi danymi (lub pusty, ale z odpowiednimi formatami). To jest szablon – nową osobę dodajecie zawsze kopiując ten wiersz.
• Zablokuj arkusze (hasłem znanym osobom „technicznym”), ale odblokuj komórki, które mają być edytowalne. W ten sposób nikt nie usunie przypadkiem nagłówków czy formuł.
• Dodaj krótki opis w pierwszym wierszu: „Dodając nowego darczyńcę: skopiuj ostatni wiersz, wklej poniżej, zmień dane”.

Zapytaj zespół: co obecnie psujecie najczęściej? Kolumny, formuły, filtry? Te miejsca warto zabezpieczyć w pierwszej kolejności.

Standardy wprowadzania danych: jak pisać, aby inni to rozumieli

Proste reguły nazewnictwa, które usuwają chaos

Dwie osoby wpisujące „to samo” pole potrafią stworzyć pięć różnych wersji. „Warszawa”, „warszawa”, „W-wa”, „Warszawa, Polska”… Po kilku miesiącach segmentacja według miasta staje się loterią. Jak temu przeciwdziałać?

Najpierw odpowiedz sobie: jakie pola wymagają ścisłej spójności (do raportów, filtrów, kampanii), a które mogą być „opisowe” (notatki z rozmów)?

• Spójność wymagana: miasto, kraj, status relacji, segment, kanał pozyskania, typ darowizny.
• Większa swoboda: notatki z kontaktu, uwagi o sytuacji darczyńcy, opisy projektów.

Dla pól, które muszą być spójne, wprowadź krótkie zasady:

• miasta – zawsze pełna nazwa, pierwsza litera duża (np. „Warszawa”, nie „Wawa”),
• kraje – jeden format: albo skróty (PL, DE), albo pełne nazwy („Polska”, „Niemcy”),
• daty – jeden format w całym pliku (np. RRRR-MM-DD),
• statusy – tylko z list rozwijanych, żadnego dopisywania „po swojemu”.

Jeżeli teraz każdy wpisuje „jak czuje”, zatrzymaj się i zadaj zespołowi pytanie: jaki minimalny pakiet reguł możemy przyjąć od jutra? Nie chodzi o 10-stronicowy regulamin, wystarczy pół strony praktycznych przykładów.

Walidacja danych i listy rozwijane

Ręczne wpisywanie statusów czy segmentów zawsze skończy się literówką. Excel ma proste narzędzie, które to ogranicza: walidacja danych z listą rozwijaną.

Jak to ugryźć w praktyce?

1. W arkuszu „Słowniki” stwórz listę wartości dla danego pola (np. kolumna „STATUS_RELACJI”: nowy, aktywny, uśpiony, kluczowy).
2. W arkuszu „Darczyńcy” zaznacz kolumnę „STATUS_RELACJI”.
3. Użyj opcji „Dane > Sprawdzanie poprawności danych” i wskaż zakres ze „Słowników” jako źródło listy.

Od tego momentu użytkownicy nie wpisują statusu ręcznie – wybierają z listy. Mniej błędów, mniej sprzątania.

Dla jakich pól zrobisz listy w pierwszej kolejności? Najczęściej:

• typ darcy (osoba fizyczna, firma, fundacja, grantodawca),
• segment (indywidualni, biznes, alumni, wolontariusze, itp.),
• kanał pozyskania (strona www, Facebook, wydarzenie, polecenie, grant),
• typ darowizny (przelew, stałe zlecenie, gotówka, dar rzeczowy, pro bono).

Dobre pytanie do zespołu: które pole najczęściej musicie „doprowadzać do ładu” w raportach? Właśnie tam walidacja przyniesie najszybszy efekt.

Krótka instrukcja obsługi bazy dla zespołu

Baza, którą rozumiesz tylko ty, w praktyce nie istnieje. Co się stanie, gdy będziesz chory lub zmienisz pracę? Dlatego nawet w małym zespole przydaje się jedna, prosta instrukcja.

Nie musi to być osobny plik. Możesz stworzyć arkusz „Instrukcja” w tym samym skoroszycie. Co tam wpisać?

• 3–5 kroków: jak dodać nowego darczyńcę,
• 3–5 kroków: jak dopisać darowiznę,
• zasady nazewnictwa (daty, miasta, statusy),
• kto jest właścicielem bazy – do kogo zgłaszać zmiany w strukturze,
• proste „nie rób”: nie usuwaj kolumn, nie zmieniaj formuł, nie sortuj bez zaznaczenia całej tabeli.

Zadaj sobie pytanie: czy osoba z zewnątrz, siadając przy twoim pliku, potrafiłaby w 10 minut zrozumieć, jak dopisać nowego darczyńcę? Jeśli nie – instrukcja będzie pierwszym krokiem, żeby to zmienić.

Jeden sposób zapisu dat, kwot i walut

Daty z kropkami, ukośnikami, różnymi kolejnościami (DD/MM/RR vs RRRR-MM-DD) to klasyczny powód błędnych raportów. Podobnie z kwotami: jedni wpisują przecinek, inni kropkę, jeszcze inni tekstem „100 zł”. Jak chcesz to potem zsumować?

Ustal kilka prostych reguł technicznych:

• daty – jeden format (np. RRRR-MM-DD) ustawiony dla całych kolumn „data darowizny”, „data pierwszego kontaktu”, „data ostatniego kontaktu”,
• kwoty – kolumny z darowiznami w formacie „Liczbowe” lub „Walutowe” bez dopisku „zł”,
• walenie walut – osobna kolumna „WALUTA” (PLN, EUR, USD) z listy rozwijanej, zamiast wpisywania „100 EUR” w jednej komórce.

Krótkie pytanie kontrolne: czy w twojej bazie jesteś w stanie w ciągu 30 sekund policzyć łączną kwotę darowizn z ostatniego roku? Jeśli Excel wyrzuca błędy lub część danych „omija”, prawdopodobnie masz mieszane formaty.

Budowanie historii relacji z darczyńcą w Excelu

Dlaczego sam wykaz wpłat to za mało

Lista darowizn powie ci, kto ile wpłacił. Nie powie jednak, dlaczego ktoś przestał wpłacać, co go najbardziej porusza, z kim w firmie rozmawiasz, czy komu obiecałeś wysłać raport. Historia relacji to właśnie te „miękkie” dane.

Zadaj sobie pytanie: co dziś wiesz o relacjach, czego nie widzisz w Excelu? Gdzie to trzymasz – w głowie, w mailach, w notatniku?

Jeżeli odpowiedź brzmi „w głowie”, Excel może stać się zewnętrzną pamięcią zespołu. Ważne, aby zrobić to w sposób, który da się potem przeszukiwać i analizować.

Arkusz „Kontakty” – jedno miejsce na wszystkie interakcje

Zamiast dopisywać notatki w przypadkowych kolumnach w „Darczyńcach”, lepiej stworzyć dedykowany arkusz „Kontakty”. Prosty szkielet takiej tabeli:

• ID_KONTAKTU – unikalny numer (może być po prostu kolejną liczbą),
• ID_DARCZYŃCY – powiązanie z arkuszem „Darczyńcy”,
• DATA_KONTAKTU,
• TYP_KONTAKTU (telefon, e-mail, spotkanie, wydarzenie, social media – z listy rozwijanej),
• CEL_KONTAKTU (np. podziękowanie, aktualizacja, prośba o darowiznę, zaproszenie),
• EFEKT (np. obiecał wpłatę, brak odpowiedzi, przekierowanie do innej osoby),
• OPIEKUN (kto z zespołu prowadził kontakt),
• NOTATKA – krótkie, konkretne podsumowanie.

Pomyśl, jak korzystasz z takiej historii. Kilka praktycznych scenariuszy:

• Przed telefonem do kluczowego darczyńcy filtrujesz „Kontakty” po jego ID i w 30 sekund widzisz ostatnie dwie rozmowy, obietnice, komentarze.
• Planując kampanię telefoniczną, filtrujesz „Kontakty” po TYP_KONTAKTU = „telefon” i dacie > rok temu – masz listę osób, z którymi dawno nikt nie rozmawiał.

Jak łączyć „Darczyńców”, „Darowizny” i „Kontakty” w spójną całość

Sam arkusz „Kontakty” to dopiero połowa sukcesu. Druga połowa to szybkie przechodzenie między darczyńcą, jego wpłatami i historią kontaktów. Zadaj sobie pytanie: ile kliknięć potrzebujesz, żeby zobaczyć pełen obraz jednej osoby?

Prosty sposób na powiązanie wszystkiego w Excelu to wspólne ID i kilka wygodnych skrótów.

• W „Darczyńcach” trzymaj ID_DARCZYŃCY – unikalny identyfikator, który jest też w „Darowiznach” i „Kontaktach”.
• W „Darowiznach” każda wpłata ma ID_DARCZYŃCY i „DATA_DAROWIZNY”, „KWOTA”, „KAMPANIA/PROJEKT”.
• W „Kontaktach” – jak wyżej – też masz ID_DARCZYŃCY.

Wtedy wystarczy filtr po ID, żeby zobaczyć:

• w „Darowiznach” – historię płatności,
• w „Kontaktach” – historię rozmów, maili, spotkań,
• w „Darczyńcach” – dane podstawowe i status relacji.

Jeśli chcesz przyspieszyć nawigację, zrób kilka prostych trików:

• Dodaj w „Darczyńcach” kolumnę z hiperłączem, które przenosi do przefiltrowanego widoku w „Darowiznach” (lub przynajmniej do nagłówka tabeli).
• Ustal skróty klawiaturowe i „ustawione” filtry – np. własne widoki lub filtry zaawansowane, które jednym kliknięciem pokażą tylko dane jednego darczyńcy.
• W arkuszu „Instrukcja” dopisz 3 kroki: „Jak zobaczyć całą historię jednej osoby”.

Pomyśl: co dziś jest najwolniejsze w twojej pracy z bazą? Skakanie po arkuszach, szukanie maili, przeglądanie notatek? To właśnie tam przyda się zautomatyzowany „skrót”.

Notatki, które pomagają za rok, a nie tylko „na jutro”

Notatka „miła rozmowa, wrócić za jakiś czas” po miesiącu przestaje cokolwiek znaczyć. Po roku jest bezużyteczna. Zadaj sobie pytanie: co ja sam chciałbym przeczytać o tej rozmowie za 12 miesięcy?

Przydatna notatka w „Kontaktach” zwykle ma trzy elementy:

• kontekst – z jakiego powodu rozmawialiście lub pisaliście,
• konkret – co zostało powiedziane/uzgodnione,
• następny krok – co i kiedy trzeba zrobić dalej.

Przykłady:

• „Telefon – podziękowanie za wsparcie kampanii X, opowiedziałem o rezultatach, pani Anna zainteresowana projektem Y, poprosiła o raport do końca miesiąca.”
• „Spotkanie w firmie – prezentacja programów edukacyjnych, rozmowa z dyrektorem HR, ustalić propozycję partnerstwa i wysłać draft umowy do 15.05.”

Prosty test: czy na podstawie twojej notatki inna osoba z zespołu mogłaby przejąć relację bez dodatkowego tłumaczenia? Jeśli nie – następnym razem dopisz jedno zdanie więcej.

Śledzenie „następnego kroku” dla każdego darczyńcy

Historia relacji jest po to, żeby coś z nią robić. Bez prostego systemu „następnych kroków” arkusz „Kontakty” zmienia się w archiwum, a nie w narzędzie do pracy.

Zastanów się: gdzie dziś trzymasz informacje typu „oddzwonić w maju”, „wysłać raport po zakończeniu projektu”? W głowie, w kalendarzu, na karteczkach?

W Excelu możesz to ogarnąć na dwa sposoby – wybierz ten, który jest realny dla twojego zespołu.

Wariant 1: „NASTĘPNY_KROK” w arkuszu „Kontakty”

Dodaj do tabeli „Kontakty” kolumny:

• NASTĘPNY_KROK – krótki opis działania (np. „wysłać raport”, „zadzwonić z podziękowaniem”, „zaprosić na wydarzenie X”),
• DATA_NASTĘPNEGO_KROKU – jedna, konkretna data,
• STATUS_KROKU – np. „planowany”, „zrobiony”, „odwołany” (z listy rozwijanej).

Raz w tygodniu możesz wtedy odfiltrować w „Kontaktach”:

• DATA_NASTĘPNEGO_KROKU ≤ dzisiaj,
• STATUS_KROKU = „planowany”.

Otrzymujesz listę tego, co powinno się wydarzyć dziś lub już jest po terminie. Proste, ale skuteczne.

Wariant 2: osobny arkusz „Zadania”

Jeżeli twoja organizacja ma więcej osób opiekujących się darczyńcami, wygodniejszy bywa osobny arkusz „Zadania”. Tabela może wyglądać tak:

• ID_ZADANIA,
• ID_DARCZYŃCY,
• OPIEKUN,
• OPIS_ZADANIA,
• DATA_TERMIN,
• PRIORYTET (niski/normalny/wysoki),
• STATUS (planowane/w trakcie/zrobione/odwołane),
• POWIĄZANIE_Z_KONTAKTEM (np. ID_KONTAKTU, jeśli zadanie wynika z konkretnej rozmowy).

Pomyśl, który model pasuje do ciebie: bardziej archiwum kontaktów z „przypominajką” czy prostą listę zadań z przypisanymi opiekunami?

Prosty „timeline” darczyńcy – jak go odtworzyć w Excelu

Przy większych darczyńcach potrzebujesz czasem spojrzeć na relację jak na linię czasu: kiedy była pierwsza wpłata, jakie były przerwy, kiedy intensywniej dzwoniłeś czy pisałeś. Zadaj sobie pytanie: czy potrafisz w 5 minut narysować „historię” kluczowego darczyńcy na kartce?

Excel ci w tym pomoże, jeśli zrobisz kilka prostych kroków:

1. W „Darowiznach” i „Kontaktach” używaj zawsze tych samych formatów dat.
2. Zadbaj, żeby ID_DARCZYŃCY było spójne we wszystkich arkuszach.
3. Dla wybranego darczyńcy odfiltruj w „Darowiznach” wszystkie jego wpłaty, a w „Kontaktach” – wszystkie interakcje.

Możesz to połączyć ręcznie, np. kopiując daty i krótkie opisy do osobnej, małej tabeli „Oś czasu – [nazwa darczyńcy]”, albo podejść bardziej systemowo i przygotować szablon:

• Arkusz „Timeline” z komórką, w którą wpisujesz ID_DARCZYŃCY.
• Formuły (np. XLOOKUP, FILTER w nowszym Excelu) pobierające zdarzenia z „Darowizn” i „Kontaktów”.
• Jedna kolumna „Zdarzenie” (wpłata/kontakt) i druga „Opis”.

Nie musisz robić od razu wyrafinowanych wykresów. Czasem wystarczy posortowana lista: data – typ zdarzenia – opis. Zobaczysz wtedy czarno na białym: kiedy relacja nabrała tempa, a kiedy o kimś „zapomnieliście”.

Jak przygotować bazę pod raporty i kampanie w przyszłości

Dzisiejsza kampania SMS czy mailing wygląda inaczej niż ta sprzed paru lat. Zmieniają się kanały, narzędzia, segmenty. Jedno pozostaje wspólne: bez sensownie zaprojektowanej bazy każda nowa kampania to ręczne „przekopywanie Excela”.

Zadaj sobie pytanie: jakie raporty i kampanie chcesz móc uruchomić za rok? Nie patrz tylko na to, co robisz dziś.

Przykłady pytań, na które Excel powinien umieć odpowiedzieć:

• „którzy darczyńcy indywidualni z Warszawy wpłacali w ciągu ostatnich 12 miesięcy przynajmniej raz kwotę powyżej X?”
• „ile firm zakończyło stałe zlecenie w ostatnim kwartale?”
• „kto nie otrzymał jeszcze podziękowania za ostatnią kampanię, mimo wpłaty?”

Żeby to było możliwe, zadbaj o kilka rzeczy już teraz:

• Segmenty – nie tylko „indywidualni/firma”, ale także np. „nowy/stały/potencjalny”, „wysokie/średnie/małe darowizny” (według twoich progów).
• Kampanie/projekty – w arkuszu „Darowizny” zawsze wskazuj, z jaką kampanią łączy się dana wpłata (lista rozwijana: np. „Wielkanoc 2025”, „Stała komunikacja”, „Kryzys Ukraina”).
• Zgody komunikacyjne – osobne kolumny typu „ZGODA_EMAIL”, „ZGODA_SMS”, „ZGODA_TEL” (tak/nie), zamiast wpisu „zgoda” w notatkach.

Pomyśl, których pól dziś nie masz, a za pół roku będziesz żałować, że ich nie zbierałeś. Może to być „preferowana forma kontaktu”, może informacja „czy otrzymuje raport roczny”, może „czy był kiedykolwiek na wydarzeniu na żywo”.

Minimalna a „idealna” baza – jak nie przedobrzyć

Łatwo popłynąć: dopisywać kolejne kolumny, pola, statusy. Po kilku miesiącach nikt tego realnie nie wypełnia, a baza zaczyna żyć własnym życiem. Zadaj sobie szczere pytanie: z których kolumn naprawdę korzystasz w decyzjach i kampaniach?

Dobrze jest rozróżnić dwa poziomy:

• Poziom 1 – absolutne minimum: dane kontaktowe, podstawowy segment, historia darowizn, 2–3 najważniejsze statusy relacji.
• Poziom 2 – rozszerzenie: szczegółowe preferencje, wydarzenia, zgody, „miękkie” informacje o motywacjach darczyńcy.

Jeśli dopiero zaczynasz, zadaj zespołowi pytanie: które 5–7 kolumn musi być wypełnionych, aby darczyńca „istniał” w systemie? Dla reszty ustal zasadę: „fajnie mieć, ale nie blokuje pracy”.

Od czasu do czasu (np. raz w roku) zrób „przegląd kolumn”:

• Które pola są wypełnione w mniej niż 20–30% rekordów?
• Które nigdy nie pojawiają się w raportach?
• Gdzie zmieniły się potrzeby (np. stare kampanie, stare statusy)?

Na tej podstawie usuń, połącz lub przebuduj część struktury. Lepiej mieć mniej, ale używanych pól, niż rozbudowany, martwy schemat.

Bezpieczeństwo i dostęp – kto naprawdę musi widzieć co

Baza darczyńców to nie tylko dane techniczne. To maile, telefony, czasem bardzo wrażliwe informacje o sytuacji życiowej. Zadaj sobie pytanie: kto w twojej organizacji ma dziś pełny dostęp do pliku – i czy to na pewno ma sens?

Nawet w Excelu możesz wprowadzić kilka prostych zasad:

• Podział ról – jedna osoba (lub mały zespół) jest „właścicielem” struktury i formuł, reszta wprowadza dane w wyznaczonych kolumnach.
• Hasła do arkuszy – dane szczególnie wrażliwe (np. notatki o sytuacji rodzinnej) możesz trzymać w osobnym arkuszu z ograniczonym dostępem.
• Kopie robocze – jeśli przy kampanii pracuje wiele osób, udostępnij im kopię roboczą (np. tylko wybrane kolumny), a potem wgraj zmiany do „bazy głównej”.

Przede wszystkim jednak uzgodnij wspólnie: czego nie zapisujemy w Excelu wprost. Jeśli w notatkach pojawiają się dane szczególnie wrażliwe, lepiej wskazać tylko, że „szczegóły w dokumentacji X” i trzymać je w bezpieczniejszym systemie.

Co mierzyć, żeby wiedzieć, czy baza naprawdę działa

Sam fakt, że masz plik, nie oznacza, że masz narzędzie. Zadaj sobie pytanie: po czym poznasz, że baza darczyńców w Excelu spełnia swoją rolę?

Możesz co kilka miesięcy zrobić krótki „przegląd efektywności” na podstawie kilku wskaźników:

• Czas – ile minut zajmuje przygotowanie raportu, który robisz najczęściej (np. „wpływy miesięczne według segmentów”)?
• Kompletność – jaki procent rekordów ma wypełnione kluczowe pola (np. adres e-mail, segment, zgody komunikacyjne)?
• Błędy – jak często w kampaniach wychodzą „wpadki” typu podwójne wysyłki, literówki w imionach, brak podziękowań?
• Wykorzystanie – ilu członków zespołu realnie korzysta z bazy, a ilu obchodzi ją „naokoło” (np. trzyma notatki w swoim pliku)?

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Jak założyć prostą bazę darczyńców w Excelu od zera?

Zacznij od jednego pliku i maksymalnie trzech arkuszy: „Darczyńcy”, „Darowizny” i ewentualnie „Zgody”. Zadaj sobie pytanie: z jakich danych faktycznie korzystasz w codziennej pracy – do telefonów, mailingów, raportów? W pierwszym kroku wystarczy kilka kolumn: unikalne ID darczyńcy, typ (osoba/firma/fundacja), imię i nazwisko lub nazwa, główny e-mail, telefon, miasto, data pierwszego kontaktu, status relacji.

Drugi arkusz „Darowizny” połącz z „Darczyńcami” przez to samo ID. Dodaj tam: ID darowizny, ID darczyńcy, datę darowizny, kwotę, typ darowizny, kanał pozyskania, projekt/cel oraz informację o podziękowaniu. Na starcie nie twórz skomplikowanych formuł – najpierw ustal prosty, spójny układ. Pytanie pomocnicze: co chcesz z tej bazy policzyć za miesiąc lub rok?

Jakie kolumny są obowiązkowe w bazie darczyńców w Excelu?

Zamiast „zbierać wszystko”, wybierz minimum, bez którego trudno prowadzić fundraising. Dla arkusza „Darczyńcy” kluczowe są: ID darczyńcy, typ (osoba/firma/grantodawca), imię i nazwisko lub nazwa, główny adres e-mail, status relacji (np. nowy, aktywny, uśpiony, kluczowy), data pierwszego kontaktu, podstawowe zgody (e-mail, newsletter, telefon – z datą). Zapytaj siebie: bez których pól nie ruszysz z wysyłką czy telefonem?

Dla arkusza „Darowizny” niezbędne są: ID darowizny, ID darczyńcy, data, kwota, typ darowizny, kanał pozyskania, projekt/cel, informacja o podziękowaniu. Pozostałe pola (np. waluta, osoba polecająca, poziom zaangażowania) możesz dodać później, gdy poczujesz, że faktycznie z nich korzystasz w decyzjach.

Jak uniknąć duplikatów darczyńców w Excelu?

Podstawą jest nadanie każdemu darczyńcy unikalnego ID i używanie go we wszystkich arkuszach (Darczyńcy, Darowizny, Zgody). Dane identyfikacyjne (imię, nazwisko, nazwa firmy, główny e-mail) trzymaj w jednym miejscu, nie powielaj ich w kilku tabelach. Zastanów się: czy w twoim pliku ten sam darczyńca nie występuje pod innym mailem lub lekko zmienioną nazwą?

Pomagają też proste narzędzia Excela: filtrowanie duplikatów po e-mailu, formatowanie warunkowe dla powtarzających się wartości, walidacja danych przy wprowadzaniu (np. lista rozwijana dla „typu darczyńcy”). Dobrym nawykiem jest też jedna osoba odpowiedzialna za „higienę danych” – raz w miesiącu przegląda podejrzane rekordy i je łączy.

Kiedy Excel wystarczy, a kiedy trzeba przejść na CRM dla darczyńców?

Zadaj sobie trzy pytania: ile macie aktywnych darczyńców, ile osób jednocześnie pracuje na bazie i czy konieczne są ciągłe integracje (np. z bramką płatności, newsletterem, stroną www). Jeśli masz do kilkuset aktywnych darczyńców, nad bazą pracuje 1–3 osoby, a import/eksport CSV robisz raz na jakiś czas – dobrze zaprojektowany Excel zwykle w zupełności wystarczy.

Sygnalizacją, że Excel „nie wyrabia”, są m.in.: bardzo wolny, ciężki plik, częste nadpisywanie danych przez kilka osób, konieczność automatycznych reakcji po każdej wpłacie, tysiące aktywnych darczyńców i dziesiątki równoległych kampanii. Wtedy lepiej zacząć rozglądać się za prostym CRM-em fundraisingowym, a obecny Excel potraktować jako bazę do importu.

Jak połączyć bazę darczyńców w Excelu z mailingiem i raportowaniem?

Na początku wystarczy prosty schemat: Excel jest „źródłem prawdy”, a narzędzie mailingowe dostaje z niego tylko te dane, które są potrzebne do wysyłki. Raz na jakiś czas eksportujesz z Excela listę darczyńców z odpowiednimi zgodami (np. aktywni + zgoda na newsletter) do pliku CSV, a następnie importujesz go do systemu mailingowego. Zapytaj: które pola są ci niezbędne do segmentacji w mailingu – typ darczyńcy, miasto, poziom wsparcia?

Do raportów (dla zarządu, grantodawców) wykorzystasz głównie arkusz „Darowizny”. Na jego podstawie możesz tworzyć tabele przestawne: suma darowizn według kanału pozyskania, liczba darczyńców aktywnych w ostatnich 12 miesiącach, średnia darowizna według segmentu. Przykład z praktyki: raz na kwartał generujesz z tabeli przestawnej raport darowizn według projektów i dołączasz go do sprawozdania dla zarządu.

Jak prowadzić historię relacji z darczyńcą w Excelu?

Kluczowe pytanie: do czego będziesz wracać przed rozmową lub kampanią? Minimalna wersja to kilka pól w arkuszu „Darczyńcy”: opiekun darczyńcy, segment (np. indywidualny, biznes, grantodawca), poziom zaangażowania, preferowany kanał kontaktu, data ostatniej darowizny (wyliczana z arkusza „Darowizny”). To już pozwala odróżnić masowego odbiorcę newslettera od kluczowego partnera.

Jeśli potrzebujesz bardziej szczegółowej historii (spotkania, telefony, obietnice wsparcia), dołóż osobny arkusz „Kontakty” z kolumnami: ID_DARCZYŃCY, data kontaktu, typ kontaktu (mail, telefon, spotkanie), krótka notatka, następny krok. Jeden zespół korzysta z tego tak: przed kampanią telefoniczną filtruje listę po „uśpionych” darczyńcach z ostatnim kontaktem sprzed roku i planuje serię przypominających rozmów.

Co warto zapamiętać

• Najpierw odpowiedz sobie, po co w ogóle zbierasz dane o darczyńcach – czy chodzi ci tylko o wysyłkę newslettera, czy też o segmentację, raportowanie, budowanie relacji i kontrolę zgód; bez jasnego celu baza szybko zamieni się w chaotyczny plik.
• Prosta lista mailingowa (imię, e-mail, zgoda) to za mało, jeśli chcesz mądrze fundraise’ować – potrzebujesz historii wpłat, typu darczyńcy, informacji o kontaktach offline i reakcji na kampanie, inaczej nie wiesz, z kim naprawdę pracujesz.
• Przyjrzyj się obecnemu systemowi: masz duplikaty, brak historii kontaktu, zgubione dane o wpłatach? To sygnał, że czas zbudować spójną bazę w Excelu, w której każdy darczyńca ma jeden rekord i pełen kontekst relacji.
• Excel jako „mini CRM” wystarczy, gdy obsługujesz do kilkuset aktywnych darczyńców, na pliku pracuje mały zespół, a integracje z innymi narzędziami robisz okazjonalnie (np. eksport/import csv) – wtedy głównym celem jest uporządkowanie bałaganu, nie automatyzacje.
• Jeśli plik zaczyna „mulić”, kilka osób ciągle nadpisuje dane, prowadzisz tysiące aktywnych relacji i potrzebujesz automatycznych akcji po każdej wpłacie, to jasna wskazówka, że Excel przestaje wystarczać i trzeba myśleć o pełnoprawnym CRM.

Opracowano na podstawie

• Guidance on Fundraising. Charity Commission for England and Wales (2016) – Wytyczne dot. prowadzenia relacji z darczyńcami i dokumentowania darowizn
• Fundraising Principles and Best Practices. Association of Fundraising Professionals (2015) – Dobre praktyki budowy bazy darczyńców i segmentacji w fundraisingu
• Data Protection for Charities and Fundraising Organisations. Information Commissioner's Office (2017) – Zasady ochrony danych osobowych darczyńców i zgód komunikacyjnych