Firmę najlepiej przygotować do dnia zdjęciowego jak do krótkiej operacji produkcyjnej: ustalić cel materiału, rozpisać ujęcia według lokacji, przygotować osoby i dostęp oraz wyznaczyć decydenta po stronie firmy.
Zacznij od kanałów, w których materiały będą później używane.
Przejdź lokacje przed zdjęciami i usuń z kadrów elementy przypadkowe lub poufne.
Potwierdź dostęp, obecność pracowników i zasady publikacji ich wizerunku.
Ułóż harmonogram według lokacji, ustawień i dostępności osób.
Sprawny dzień zdjęciowy zależy przede wszystkim od decyzji podjętych przed przyjazdem ekipy. Firma powinna przygotować nie tylko wnętrza, lecz także ludzi, dostęp do pomieszczeń, kolejność pracy i zakres późniejszej publikacji. Przy lokalnej produkcji, takiej jak Filmy promocyjne Białystok, te ustalenia nadal trzeba dopasować do konkretnych lokacji, scen i kanałów wykorzystania materiału.
Przygotowania zacznij od określenia celu materiału, jego odbiorców i miejsc publikacji. Dopiero na tej podstawie ustal, czy potrzebne są zdjęcia siedziby, wnętrz, produktów, pracy zespołu, usług w działaniu czy wypowiedzi ekspertów. Nie każda firma potrzebuje wszystkich tych ujęć.[1][2]
Zapisz zastosowanie każdego typu materiału
Przy każdym zastosowaniu zapisz odbiorcę, kanał publikacji i potrzebny rodzaj kadru. Inny zakres może wynikać z materiałów na stronę internetową, a inny z publikacji w mediach społecznościowych lub Profilu Firmy w Google. Wymagania techniczne i redakcyjne różnią się między kanałami, dlatego nie należy traktować jednego zestawu plików jako automatycznie odpowiedniego do każdego zastosowania.[3]
Na tym etapie wyznacz też osobę odpowiedzialną za przygotowania po stronie firmy. Powinna znać cel produkcji, planowane lokacje i osoby biorące udział w zdjęciach. Tak opisany zakres można przełożyć na konkretną listę ujęć.
Ułóż listę ujęć i harmonogram, który da się zrealizować
Listę ujęć układaj według lokacji. Przy każdym ujęciu wpisz potrzebne osoby, rekwizyty, wymagania techniczne, planowane zastosowanie oraz osobę zatwierdzającą. Grupowanie scen według miejsca ogranicza zbędne przejścia i zmiany organizacyjne.[4][5]
Co wpisać przy każdym ujęciu
Element planu
Co wpisać
Po co
Ujęcie
Co ma zostać pokazane lub nagrane
Określa oczekiwany materiał
Lokacja
Pomieszczenie lub obszar firmy
Ułatwia grupowanie scen
Osoby
Kto ma pojawić się w kadrze
Pozwala zarezerwować ich czas
Rekwizyty
Produkty, narzędzia lub elementy wyposażenia
Pomaga przygotować potrzebne rzeczy przed zdjęciami
Wymagania
Dostęp, zaplecze i ustalenia techniczne
Ogranicza improwizację na miejscu
Kanał publikacji
Miejsce późniejszego wykorzystania
Łączy ujęcie z jego zastosowaniem
Zatwierdzenie
Osoba podejmująca decyzję
Ułatwia szybkie rozstrzygnięcie wątpliwości
Jak rozpoznać przeładowany plan
Wykonalności harmonogramu nie oceniaj wyłącznie przez liczbę oczekiwanych zdjęć lub finalnych plików. Uwzględnij liczbę lokacji, ustawień, osób i przejść. Dokładny czas zależy od ekipy, sprzętu, rodzaju scen i warunków na miejscu, dlatego bez tych danych nie można przyjąć uniwersalnego tempa pracy.[6]
Jeżeli jedna osoba ma pojawić się w kilku scenach, umieść je możliwie blisko siebie w harmonogramie. Gdy plan wymaga częstych zmian miejsca lub oczekiwania na pracowników, wskaż ujęcia priorytetowe oraz te, które można przesunąć.
Przygotuj lokację tak, aby ekipa mogła zacząć pracę
Dzień przed zdjęciami przejdź trasę ekipy i wszystkie miejsca przewidziane w planie. Sprawdź dostęp, kadr, oświetlenie, hałas, zaplecze oraz informacje widoczne w tle. Nie trzeba przygotowywać w ten sam sposób całego obiektu — priorytetem są planowane lokacje i ich bezpośrednie otoczenie.[7][8]
Potwierdź klucze, przepustki i możliwość wejścia do każdego zaplanowanego pomieszczenia.
Przejdź trasę, którą ekipa będzie przenosić sprzęt.
Ustal miejsce na sprzęt i potrzebne zaplecze.
Sprawdź, czy w czasie zdjęć nie będą działały hałaśliwe urządzenia.
Oceń światło i elementy znajdujące się w granicach planowanych kadrów.
Usuń dokumenty, dane na ekranach i inne informacje nieprzeznaczone do publikacji.
Dostęp i zaplecze
Problemy z dostępem do pomieszczeń oraz oczekiwanie na decyzje mogą opóźnić pracę ekipy. To wniosek z obserwacji usługodawców, a nie reprezentatywny pomiar wszystkich produkcji, jednak uzasadnia wcześniejsze potwierdzenie kluczy, przepustek, kontaktów i zaplecza.[9]
Porządek oraz informacje widoczne w tle
Uporządkuj przede wszystkim zaplanowane kadry. Usuń przypadkowe kartony, dokumenty, stare oznaczenia, widoczne kable i produkty konkurencji. Sprawdź także monitory, tablice oraz materiały leżące na biurkach. Dzięki temu kadr pokazuje zamierzony obraz firmy, a nie przypadkowe elementy codziennej pracy.
Wyznacz osobę, która podejmie decyzje na miejscu
Po stronie firmy powinna być dostępna jedna osoba kontaktowa, która zna harmonogram i może podejmować decyzje organizacyjne. Jej rola obejmuje między innymi otwarcie pomieszczenia, zwołanie pracownika zgodnie z planem lub zatwierdzenie zmiany kolejności scen. Nie przejmuje ona obowiązków producenta ani kierownika ekipy.
Przed zdjęciami przekaż tej osobie harmonogram, listę kontaktów, zasady dostępu do lokacji i wykaz osób występujących. Ustal też jej zakres decyzyjności. Sama obecność koordynatora nie wystarczy, jeśli każda prosta zmiana nadal wymaga poszukiwania innej osoby zatwierdzającej.
Przygotuj pracowników i ustal zasady wykorzystania wizerunku
Osoby występujące w materiale powinny wcześniej znać termin, miejsce, zakres udziału i planowane kanały publikacji. Trzeba zarezerwować im czas, a w przypadku wypowiedzi przekazać pytania albo temat rozmowy. Pomaga to przygotować udział bez zaskakiwania pracownika już na planie.
Informacja dla osób występujących
W wiadomości organizacyjnej podaj godzinę i miejsce, przewidywany udział, oczekiwany sposób przygotowania oraz osobę kontaktową. Jeżeli pracownik ma pojawić się tylko w określonej scenie, zarezerwuj jego obecność zgodnie z harmonogramem zamiast angażować go bez potrzeby przez cały dzień.
Wizerunek: co ustalić przed zdjęciami
Przed produkcją ustal, kto może wystąpić w materiale i gdzie jego wizerunek będzie publikowany. Nie należy opierać się na nieokreślonej zgodzie blankietowej obejmującej dowolne miejsce, czas i cel.[10]
Osoby zaplanowane do wystąpienia trzeba odróżnić od osób, które mogą znaleźć się przypadkowo w tle. Ocena sposobu postępowania zależy od konkretnego materiału i zakresu jego wykorzystania.[11][12] Są to informacje ogólne, które nie zastępują indywidualnej oceny prawnej.
Zamknij przygotowania krótką kontrolą przed zdjęciami
Tuż przed rozpoczęciem pracy potwierdź plan, dostęp, obecność osób, gotowość lokacji i kanały wykorzystania materiałów. Taka kontrola pozwala wychwycić zmianę, która pojawiła się już po przygotowaniu harmonogramu.
Potwierdź kolejność ujęć i lokacje zaplanowane na dany dzień.
Sprawdź obecność osób występujących oraz dostępność osoby kontaktowej.
Potwierdź klucze, przepustki i gotowość zaplecza.
Przejrzyj kadry pod kątem dokumentów, ekranów i przypadkowych przedmiotów.
Upewnij się, że zakres publikacji i ustalenia dotyczące wizerunku nie uległy zmianie.
Potwierdź, do których kanałów są przeznaczone poszczególne materiały.
Gdy materiały mają trafić do Profilu Firmy w Google
Jeżeli część zdjęć lub nagrań ma zostać opublikowana w Profilu Firmy w Google, zaplanuj kadry pokazujące rzeczywisty wygląd siedziby, wnętrz, produktów, zespołu lub usług w działaniu — wyłącznie w zakresie potrzebnym danej firmie. Wytyczne te dotyczą Google i nie stanowią uniwersalnego standardu dla wszystkich kanałów.[2][3]
Przed publikacją skontroluj, czy wybrane kadry odpowiadają ustalonemu zastosowaniu, pokazują aktualny stan firmy i nie wykraczają poza uzgodniony zakres udziału osób. Dzień zdjęciowy dostarcza materiał źródłowy, ale nie kończy kontroli nad tym, co ostatecznie zostanie udostępnione.
Najczęstsze pytania
Czy trzeba przygotować całą siedzibę firmy?
Nie. Priorytetem są miejsca przewidziane w liście ujęć, ich bezpośrednie otoczenie oraz trasa, którą będzie poruszać się ekipa.
Czy osoba kontaktowa musi być obecna przez cały dzień?
Powinna być dostępna wtedy, gdy mogą być potrzebne decyzje organizacyjne, otwarcie lokacji albo zwołanie osób ujętych w harmonogramie.
Czy wszystkie osoby widoczne w firmie trzeba włączać do planu zdjęć?
Nie. Osoby zaplanowane do wystąpienia należy odróżnić od osób przypadkowo widocznych w tle. Sposób postępowania zależy od konkretnej sytuacji i zakresu późniejszej publikacji.
